Manual del Empleado | Employee Handbook (Spanish)

¡Bienvenidos al Harvey Mudd College!

Como empleado/a de Harvey Mudd, usted forma parte de una comunidad innovadora, dinámica y solidaria. Todos los miembros del personal del Colegio son una parte integral del profundo éxito de nuestra institución y un recurso valioso para brindar apoyo de calidad a nuestros estudiantes, campus, visitantes y ex alumnos.

Con el fin de ayudarle a tener éxito en HMC, este Manual del Empleado (“manual”) describe las expectativas que tenemos de nuestros empleados y brinda respuestas a las preguntas que pueda tener sobre las políticas, prácticas y procedimientos del Colegio. Si necesita más información, no dude en consultar a sus colegas en la Oficina de Recursos Humanos para mayor aclaración.

Anticipamos que su experiencia en Harvey Mudd College será significativa y gratificante. Usted es un miembro importante de nuestro campus. Una vez más, bienvenido/a a Harvey Mudd.

Esperamos verle en el campus y darle la bienvenida personalmente a nuestra comunidad de HMC.

Atentamente,

La Oficina de Recursos Humanos

1. INTRODUCCIÓN

Este manual contiene disposiciones que aplican tanto al cuerpo docente como a los miembros del personal de Harvey Mudd College. Cuando se usa el término miembro del personal, se refiere principalmente a los empleados que no pertenecen al cuerpo docente. Cuando se usa el término empleado, se entiende que incluye tanto al personal como al cuerpo docente. Si el empleado es miembro del cuerpo docente, existen consideraciones adicionales incluidas en el Manual del Cuerpo Docente. En lo que respecta al cuerpo docente, si existe un conflicto entre el Manual del Cuerpo Docente y el Manual del Empleado, prevalecerá el Manual del Cuerpo Docente, a menos que el cumplimiento de la ley federal, estatal o local aplicable, reglamento u otro requisito gubernamental exija lo contrario.

Este manual contiene información sobre las políticas y procedimientos de empleo del Colegio, así como un resumen de los beneficios del Colegio vigentes al momento de su publicación. Para obtener información específica sobre los beneficios de los empleados, debe consultar los documentos del plan, los cuales prevalecen sobre el manual en todo momento. La versión más reciente del manual se mantendrá en el sitio web de Recursos Humanos del Colegio.

Este manual reemplaza todos los manuales anteriores y deja sin efecto todas las políticas, prácticas y procedimientos previos que sean inconsistentes con el mismo. Las disposiciones de este manual no tienen la intención de crear ningún contrato con respecto a su empleo.

Cada empleado/a debe leer y familiarizarse con la información contenida en este manual. Las preguntas relacionadas con este manual deben dirigirse a su supervisor/a o a la Oficina de Recursos Humanos.

2. MISIÓN E HISTORIA DEL HARVEY MUDD COLLEGE

Misión

El enunciado de misión de HMC sigue siendo fundamental para la comunidad de Harvey Mudd College y continúa guiando todas las decisiones que se toman en el Colegio.

Harvey Mudd College busca educar a ingenieros, científicos y matemáticos con amplio conocimiento en todas estas áreas, así como en las humanidades y ciencias sociales, para que puedan asumir posiciones de liderazgo en sus campos con una comprensión clara del impacto de su trabajo en la sociedad.

Historia

Harvey Mudd College (HMC) es una de las grandes historias de éxito en la educación superior estadounidense contemporánea. Fundado en 1955, Harvey Mudd College abrió sus puertas en 1957, cuando la carrera espacial convirtió la educación técnica en una prioridad en los Estados Unidos. Cuarenta y ocho estudiantes y siete miembros del cuerpo docente constituyeron los pioneros que dieron forma a esta institución única, nacida de la generosidad del ingeniero minero, empresario y filántropo Harvey Mudd y de la visión de Joseph B. Platt, físico nuclear y primer presidente del Colegio.

Los fundadores de HMC concibieron una experiencia educativa distintiva para los estudiantes del Colegio. El plan de estudios fue diseñado para formar excelentes científicos e ingenieros con una amplitud inusual en su formación técnica, acompañada de una sólida base en las humanidades y ciencias sociales. Otra distinción importante fue el modelo de enseñanza: los grupos eran pequeños, pero la interacción entre estudiantes y miembros del cuerpo docente era elevada; los programas académicos eran exigentes, pero el Colegio fomentaba la cooperación en lugar de la competencia a través de un Código de Honor dirigido por los propios estudiantes. Todos estos atributos siguen siendo el corazón de una educación en HMC.

The Claremont Colleges

Ubicados en un vecindario de 546 acres en las estribaciones del este del Condado de Los Ángeles, siete instituciones independientes—Pomona College, Claremont Graduate University, Scripps College, Claremont McKenna College, Harvey Mudd College, Pitzer College y Keck Graduate Institute—comparten el compromiso de abordar los desafíos del siglo XXI. Cada uno de estos destacados colegios y universidades cuenta con departamentos académicos, centros de investigación, institutos, oportunidades culturales y espacios recreativos y de reunión propios. Los estudiantes de The Claremont Colleges se benefician de las diversas misiones, el carácter y la cultura de las siete instituciones de pregrado y posgrado, así como de la integración sin complicaciones de los programas académicos y extracurriculares que conforman este consorcio verdaderamente único. Esta comunidad de educación superior sin igual incluye a 8,500 estudiantes provenientes de todos los rincones de los Estados Unidos y del mundo, y a 3,270 expertos en cuerpo docente y personal que los apoyan en sus diversas actividades. The Claremont Colleges Services (TCCS) es la organización central de coordinación y apoyo para los colegios, y gestiona servicios compartidos como la administración de beneficios, el procesamiento de nómina, los servicios de biblioteca y la salud estudiantil.

3. DECLARACIÓN DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y NO DISCRIMINACIÓN

Harvey Mudd College es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se compromete a proporcionar un lugar de trabajo libre de discriminación, acoso y conducta irrespetuosa u otro comportamiento no profesional. Esto incluye discriminación, acoso y conducta irrespetuosa u otro comportamiento no profesional basado en raza (incluyendo rasgos históricamente asociados con la raza, incluyendo, pero no limitado a, la textura del cabello y los peinados protectores), color, credo, sexo (incluyendo embarazo, parto, lactancia o condiciones médicas relacionadas), género, identidad de género (incluyendo identidad transgénero y transición de género), expresión de género y estereotipos de sexo, toma de decisiones sobre salud reproductiva, edad, orientación sexual, origen nacional (incluyendo el uso del idioma y el uso protegido de una licencia de conducir emitida a personas indocumentadas bajo la Sección 12801.9 del Código de Vehículos de California), ascendencia, religión (incluyendo todos los aspectos de las creencias religiosas, la observancia, la vestimenta religiosa y las prácticas de arreglo personal), estado civil o de pareja doméstica registrada, servicio militar y estatus de veterano, discapacidad física o mental, condición médica (incluyendo características genéticas y cáncer o un historial de cáncer), información genética, o cualquier otra clase legalmente protegida o combinación de esas características protegidas o clase protegida. El Colegio también prohíbe la discriminación y el acoso basados en la percepción de que alguien es miembro de una clase protegida o está asociado con un miembro de una clase protegida.

De conformidad con la ley aplicable, el Colegio proporcionará ajustes razonables a (a) solicitantes y empleados que, de otro modo, sean calificados y tengan discapacidades; (b) empleadas embarazadas que soliciten un ajuste por embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas; (c) empleados que sean víctimas de violencia doméstica, agresión sexual o acoso; y (d) solicitantes y empleados según sus creencias, observancia y práctica religiosa.

Además, el Colegio prohíbe represalias contra personas que presenten quejas de discriminación o acoso o que participen en investigaciones en el lugar de trabajo relacionadas con dichas quejas.

Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluyendo, pero no limitado a, contratación, capacitación, promoción, medidas disciplinarias, compensación, beneficios y terminación del empleo. Es responsabilidad de todos los empleados seguir conscientemente esta política.

Para hacer cumplir esta política de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO)/no discriminación, cualquier uso de software, algoritmo o herramienta automatizada en decisiones de reclutamiento, promociones, desempeño o terminación, si las hubiera, será cuidadosamente evaluado para garantizar que no haya un impacto desigual en una característica protegida. Si los empleados tienen preguntas sobre el uso de dichas herramientas, comuníquese con Recursos Humanos. El Colegio mantendrá la documentación y supervisión adecuadas de dicho uso.

Para obtener información sobre los procedimientos internos del Colegio para abordar las quejas de discriminación, acoso y represalia, consulte la Política de Discriminación, Acoso y Represalia Prohibidos del Colegio, disponible en línea aquí.

4. POLÍTICA SOBRE LA PROHIBICIÓN DE DISCRIMINACIÓN, ACOSO Y REPRESALIAS

El Colegio está comprometido con mantener un ambiente de trabajo libre de acoso sexual y de otras formas de acoso basadas en clasificaciones protegidas o en una combinación de esas características protegidas enumeradas en nuestra Declaración de Igualdad de Oportunidades y No Discriminación. Desaprobamos firmemente y no toleraremos el acoso a solicitantes, empleados (como se usa en esta política únicamente por conveniencia y no como reconocimiento del estado de empleo, el término “empleado” incluye a trabajadores contratados, pasantes no remunerados y voluntarios) por parte de administradores, gerentes, supervisores, compañeros de trabajo o terceros con quienes el Colegio tiene una relación comercial, de servicio o profesional (incluyendo estudiantes) con quienes los empleados tienen contacto.

Además, prohibimos las represalias contra las personas que presenten quejas de acoso o participen en investigaciones en el lugar de trabajo.

El acoso incluye conducta verbal, física y visual que crea un ambiente de trabajo intimidante, ofensivo u hostil, o que interfiere con el desempeño laboral de un empleado. Dicha conducta constituye acoso cuando (1) la aceptación de la conducta se convierte en una condición explícita o implícita de empleo; (2) la aceptación o el rechazo de la conducta se utiliza como base para una decisión de empleo; o (3) el acoso interfiere con el desempeño laboral de un empleado o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo.

La conducta de acoso puede adoptar muchas formas e incluir, entre otras, las siguientes (cuando se basa en una clasificación protegida o en una combinación de esas características protegidas): insultos, chistes, declaraciones, gestos, agresiones, obstaculizar o bloquear el movimiento de otra persona o interferir físicamente con el trabajo normal, imágenes, dibujos o caricaturas, violación del “espacio personal” de alguien, lenguaje obsceno o soez, miradas lascivas, acecho, miradas fijas, cartas o poemas no deseados u ofensivos, correos electrónicos ofensivos, mensajes de voz o mensajes de texto ofensivos.

La conducta de acoso sexual en particular puede incluir todas estas acciones prohibidas, así como otras conductas no deseadas, como solicitudes de favores sexuales, conversaciones que contienen comentarios sexuales y otros avances sexuales no deseados. La conducta de acoso sexual puede ser realizada por una persona del mismo sexo o del sexo opuesto. La conducta de acoso sexual no necesita estar motivada por el deseo sexual para violar esta política. Por ejemplo, los actos hostiles hacia un empleado debido a su género pueden constituir acoso sexual, independientemente de si el trato está motivado por el deseo sexual.

Cualquier empleado que crea haber sido objeto de acoso o represalia, o que haya presenciado acoso o represalia, debe informar inmediatamente el supuesto acoso/represalia siguiendo los procedimientos de quejas descritos en la Política de Discriminación, Acoso y Represalia Prohibidos del Colegio, también disponible en línea aquí. Los empleados también pueden utilizar estos procedimientos para presentar quejas por discriminación o represalia.

Los supervisores y gerentes que reciban quejas o que observen conductas que infrinjan esta política deben informar de inmediato a la Oficina de Recursos Humanos u otros administradores apropiados para que se pueda iniciar una investigación. Cualquier queja de acoso reportada será investigada de manera exhaustiva y oportuna. La investigación se manejará de la manera más confidencial posible, compatible con una investigación completa, justa y adecuada.

Si se establece una violación de esta política, tomaremos medidas correctivas y/o disciplinarias. Las medidas correctivas pueden incluir, por ejemplo, capacitación, derivación a asesoramiento o medidas disciplinarias que van desde una advertencia verbal o escrita hasta la terminación del empleo, según las circunstancias.

Además de notificar al Colegio sobre quejas de acoso, discriminación o represalia, los empleados afectados también pueden dirigir sus quejas al Departamento de Derechos Civiles de California (CRD) o a la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos (EEOC). La oficina más cercana se puede encontrar visitando los sitios web de las agencias.

5. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE EMPLEO

Coducta Apropiada con Estudiantes

HMC desaconseja las relaciones íntimas, amorosas o sexuales consensuales entre estudiantes (de HMC y de otras instituciones) y empleados, y prohíbe absolutamente dichas relaciones cuando un empleado ejerce autoridad sobre, supervisa o evalúa a estudiantes de HMC y de otras instituciones. Las violaciones de esta política están sujetas a medidas disciplinarias que pueden incluir la terminación inmediata del empleo.

Asistencia y Ausentismo

Reportarse al trabajo a tiempo y trabajar las horas programadas son funciones esenciales del trabajo de cada miembro del personal de HMC. Se espera que los miembros del personal se presenten al trabajo según lo programado, a tiempo y preparados para comenzar a trabajar. Los miembros del personal deben permanecer en el trabajo durante todo su horario de trabajo, excepto durante los períodos de comida y los descansos, o cuando sea necesario ausentarse por asuntos autorizados del Colegio. La llegada tarde, la salida anticipada u otras ausencias del horario programado son perjudiciales y deben evitarse.

Cuando llegue tarde o esté ausente del trabajo, se espera que los miembros del personal comuniquen a su supervisor, al designado de su supervisor o al jefe de departamento tan pronto como sepan que llegarán tarde o no podrán reportarse a trabajar, y a más tardar al inicio de su hora de entrada programada. Si deja un mensaje fuera del horario laboral, se le anima a que llame nuevamente durante el horario laboral y hable directamente con su supervisor o jefe de departamento. No comunique su ausencia a través de compañeros de trabajo.

Los miembros del personal deben proporcionar una razón u explicación honesta por la ausencia o tardanza e indicar la duración prevista de cualquier ausencia (aunque tenga en cuenta que no queremos que identifique ningún diagnóstico o condición médica específica). A menos que se hayan tomado otras disposiciones a través de su supervisor o la Oficina de Recursos Humanos, debe comunicarse con el supervisor diariamente durante su ausencia.

El ausentismo excesivo o la tardanza excesiva no serán tolerados y resultarán en medidas correctivas, que pueden incluir la terminación del empleo. El ausentismo se considera excesivo cuando un miembro del personal parece usar el tiempo libre de manera indiscriminada y/o sin justificación o cuando se desarrolla un patrón de exceso o abuso (por ejemplo, cuando el tiempo libre ocurre con frecuencia los viernes, lunes o inmediatamente antes y/o después de un día festivo o vacaciones).

Los miembros del personal que estén ausentes por enfermedad durante más de cinco días laborables consecutivos pueden ser requeridos a proporcionar documentación médica al supervisor. El supervisor, a su vez, enviará una copia de la documentación a la Oficina de Recursos Humanos. Cuando un miembro del personal esté ausente del trabajo durante más de siete días laborables consecutivos, que no sea por vacaciones o una licencia previamente aprobada, el miembro del personal debe realizar una solicitud formal de licencia, y el supervisor o jefe de departamento debe informar de inmediato la ausencia a la Oficina de Recursos Humanos.

En general, se considera que los miembros del personal que no se presentan a trabajar durante más de tres días laborales consecutivos sin notificar a sus supervisores han abandonado sus empleos y, en la mayoría de los casos, serán despedidos, a menos que las leyes aplicables establezcan lo contrario. Esto incluye a los miembros del personal que no regresan después de una licencia aprobada.

En general, los miembros del personal que no se presenten al trabajo durante tres o más días laborables consecutivos, sin notificar a sus supervisores, se considerarán que han abandonado sus puestos de trabajo y en la mayoría de los casos serán dados de baja, a menos que la ley aplicable lo prohíba. Esto incluye a los miembros del personal que no regresen de una licencia aprobada.

Los directores de departamento y supervisores son responsables de establecer procedimientos para que los miembros del personal soliciten tiempo libre con anticipación y notifiquen las ausencias inesperadas, llegadas tarde o salidas anticipadas. Los miembros del personal son responsables de seguir los procedimientos del departamento.

Empleo a voluntad

El empleo como miembro del personal es a voluntad (at-will) y puede ser terminado por el Colegio o por el miembro del personal en cualquier momento, con o sin previo aviso o causa. De conformidad con esta política de empleo a voluntad, el Colegio también tiene el derecho de transferir, reasignar, suspender o degradar a un miembro del personal y reducir su salario y beneficios en cualquier momento, con o sin previo aviso o causa. Esta relación de empleo a voluntad no puede modificarse excepto mediante un acuerdo expreso por escrito firmado por el miembro del personal y el/la Presidente/a del Colegio.

Tableros de Anuncios

El Colegio puede mantener tablero(s) de anuncios como fuente de información. Los tableros de anuncios deben utilizarse exclusivamente para publicar información aprobada por el Colegio sobre las políticas del Colegio, las regulaciones gubernamentales y otros asuntos de interés para todos los empleados y relacionados con su empleo en el Colegio. No se puede colocar ninguna información en estos tableros de anuncios sin la aprobación previa de Recursos Humanos.

Uso del Teléfono Celular para Asuntos del Colegio

HMC proporciona teléfonos para uso laboral y los empleados no están obligados a usar un teléfono celular personal para realizar negocios del Colegio. Sin embargo, HMC reconoce que algunos empleados pueden optar por usar sus teléfonos celulares personales de manera conveniente para fines relacionados con el trabajo, incluyendo la autenticación multifactor, llaves de acceso (passkeys), aplicaciones de softphone, acceso a sistemas y documentos del Colegio, comunicación con colegas y otras actividades comerciales incidentales.

En reconocimiento de este uso, HMC proporciona a todos los empleados una asignación telefónica sujeta a impuestos de $10 por mes. Esta asignación tiene como objetivo compensar el costo de cualquier uso rutinario e incidental de teléfonos celulares personales en apoyo de las actividades comerciales del Colegio.

Los empleados que accedan a datos del Colegio en dispositivos personales deben mantener controles de seguridad básicos (por ejemplo, código de acceso/biometría del dispositivo, bloqueo de pantalla). Si un dispositivo se pierde o es robado, este hecho debe reportarse a CIS de inmediato. Al salir de HMC, los empleados deben eliminar todos los datos, aplicaciones y cuentas del Colegio de sus dispositivos personales. El Colegio se reserva el derecho de borrar de forma remota los datos, aplicaciones y cuentas del Colegio de los dispositivos personales.

De manera diferente, ciertos puestos pueden requerir comunicación móvil rutinaria. En tales circunstancias designadas por el Colegio, el Colegio puede proporcionar herramientas o dispositivos de comunicación alternativos para apoyar las necesidades del negocio. Por ejemplo, los empleados que deben estar disponibles (on call) pueden recibir un teléfono celular propiedad de HMC que es compartido entre empleados designados y utilizado dentro o fuera del campus. De manera similar, otros dispositivos, como tabletas o iPads, pueden asignarse a empleados cuando sea necesario para desempeñar sus responsabilidades laborales.

Las decisiones sobre la provisión de dispositivos de comunicación propiedad del Colegio serán tomadas por el supervisor del empleado en consulta con el Vicepresidente correspondiente y la División de Operaciones del Campus (DCO). Las preguntas sobre la política de teléfonos celulares del Colegio o procesos relacionados, incluyendo, entre otros, si un empleado considera que se le debe un reembolso adicional, deben dirigirse al Director de Gestión de Riesgos y Servicios Empresariales a avuong@hmc.edu.

Recursos informáticos y de red

Una misión rectora general del Colegio es la educación en un entorno donde se fomente y proteja el libre intercambio de ideas. El Colegio pone a disposición los recursos de las instalaciones informáticas y de red para uso de los estudiantes, el cuerpo docente y el personal del Colegio. Estos servicios se proporcionan con fines educativos y para llevar a cabo los negocios legítimos del Colegio.

Se espera que todos los empleados cumplan con las leyes federales, estatales y locales que rigen el uso de computadoras y telecomunicaciones, así como con las regulaciones y políticas del Colegio. Un empleado no debe usar los recursos informáticos o de red del campus, ni los recursos informáticos personales a los que se accede a través de las instalaciones de red del campus para recopilar, almacenar o distribuir información o materiales, ni para participar en actividades que violen las leyes federales, estatales o locales u otras políticas o directrices del Colegio. Estas incluyen, entre otras, las políticas y directrices sobre propiedad intelectual y acoso sexual u otras formas de acoso.

Los usuarios de los recursos de las instalaciones informáticas y de red deben utilizar estos recursos dentro de los estándares de conducta del Colegio. Las personas con conocimientos especializados en sistemas de información o que hacen un uso extensivo de estas instalaciones, o que tienen una posición de confianza con respecto a estas instalaciones, estarán sujetas a un estándar más alto.

El comportamiento responsable, considerado y ético que espera el Colegio se extiende al uso de los recursos de las instalaciones informáticas y de red, y a las redes en todo el mundo a las que se ha proporcionado acceso electrónico (denominados CNF). Estos recursos CNF incluyen, entre otros:

Computadoras y dispositivos periféricos asociados;
Cable de video del campus;
Sistemas de presentación en aulas;
Equipos de mensajería de voz;
Sistemas de equipos de redes de datos, incluyendo acceso remoto e inalámbrico;
Software de computadora;
Datos y mensajes institucionales almacenados electrónicamente;
Todos los demás recursos similares que sean propiedad, estén controlados y/o sean operados por los Colegios; y
Servicios para mantener estos recursos.

El Colegio retiene los derechos de propiedad absolutos de los recursos CNF. Dichos recursos no son propiedad de un departamento ni de ninguna persona. Los recursos CNF arrendados, licenciados o adquiridos bajo contratos o subvenciones de investigación se administran bajo los términos de esta Política mientras permanezcan bajo la posesión o control legal del Colegio. Los recursos CNF proporcionados a las residencias del campus también son propiedad del Colegio, operados y proporcionados por él.

Acceso a los Recursos

El acceso a los recursos CNF es un privilegio que solo se permite al personal autorizado y a los estudiantes del Colegio. Todos los usuarios deben comprender y cumplir con las responsabilidades que conlleva el privilegio de uso. Dichas responsabilidades incluyen, entre otras, las siguientes:

Debe comprender y cumplir con todas las leyes federales, estatales y locales aplicables.
No debe intentar obtener información, navegar, copiar o modificar intencionalmente archivos no públicos pertenecientes a otras personas, ya sea en un colegio de Claremont o en cualquier otro lugar. No debe intentar “interceptar” ni espiar los datos en la red que no están destinados a usted.
Solo está autorizado a utilizar los recursos informáticos y la información a los que se le ha otorgado acceso de manera legítima. Compartir sus contraseñas con otras personas está expresamente prohibido. Cualquier intento de obtener acceso no autorizado a cualquier sistema informático, recurso o información está expresamente prohibido.
La Política de Acoso del Colegio se aplica por igual a las exhibiciones y comunicaciones electrónicas que a los medios de exhibición y comunicación más tradicionales (por ejemplo, orales y escritos).
Los mensajes, sentimientos y declaraciones enviados como correo electrónico o publicaciones deben cumplir con los mismos estándares de distribución o exhibición que los documentos físicos (en papel) en las instalaciones del Colegio.
Los envíos de correo no solicitado y los envíos masivos no autorizados desde las redes o recursos informáticos del campus (es decir, “spam”) están prohibidos.
La suplantación de identidad, o los intentos de suplantar o falsificar el correo electrónico, la red u otra información utilizada para identificar el origen, el destino u otra información sobre una comunicación, datos o información, está prohibida.
No debe degradar el rendimiento informático o de red de ninguna manera que pueda impedir que otros alcancen sus objetivos educativos o comerciales del Colegio.
Debe cumplir con las leyes y políticas del Colegio sobre la protección de la propiedad intelectual, incluidas las leyes y políticas sobre derechos de autor, patentes y marcas registradas.
No debe usar los recursos informáticos o de red del campus, ni los recursos informáticos personales a los que se accede a través de las instalaciones de red del campus para recopilar, almacenar o distribuir información o materiales, ni para participar en actividades que violen las leyes federales, estatales o locales.
No debe crear ni difundir intencionalmente virus informáticos, gusanos u otro software destinado a degradar la seguridad del sistema o de la red.
El uso de los recursos CNF para publicidad, venta y solicitud con fines comerciales o de beneficio personal está prohibido sin el consentimiento previo por escrito del Colegio.
La divulgación de información de identificación individual no directorial a personal ajeno a la universidad está protegida por la Ley de Derechos Educativos Familiares y Privacidad de 1974 (FERPA).
El uso indebido o la divulgación no autorizada o intencional de información en CNF también constituirá causa justificada para medidas disciplinarias, incluyendo la expulsión de la escuela y/o la terminación del empleo.
El personal de TI del Colegio puede suspender de inmediato el servicio a una persona o computadora que se encuentre que está degradando significativamente la usabilidad de la red u otros sistemas informáticos.

Confidencialidad de Archivos

Sus documentos, archivos y correo electrónico almacenados en una computadora en red o en un servidor de propiedad del Colegio normalmente son accesibles solo por usted. Sin embargo, cualquier archivo o documento colocado en una computadora o red de propiedad del Colegio está sujeto a acceso de conformidad con esta Política y, por lo tanto, no debe considerarse privado ni confidencial. Los administradores de sistemas de CINE (Claremont Intercollegiate Network Effort) y dentro de las organizaciones de TI del campus universitario tienen la capacidad de monitorear el tráfico y ver directamente cualquier archivo mientras se mueve a través de la red.

También debe saber que todos los archivos en sistemas compartidos (por ejemplo, red, Google Drive, OneDrive, etc.), incluidos los servidores de correo electrónico, se respaldan periódicamente. Las copias de seguridad se conservan durante períodos de tiempo determinados por los procedimientos operativos individuales de cada colegio. Estas copias de seguridad pueden usarse para restaurar archivos que usted haya eliminado.

Monitoreo de Red

La resolución de problemas en la red del campus, así como la planificación de mejoras, requiere la recopilación de datos detallados sobre el tráfico de red. CINE ejecuta regularmente software de monitoreo que registra e informa sobre los datos que se transportan a través de las redes del campus. Los informes incluyen las direcciones de origen y destino, y otras características de los archivos, incluidas las URLs de los sitios de la World Wide Web que se contactan.

Muchas actividades educativas y comerciales en el Colegio requieren acceso a la red para los recursos en Internet. Para garantizar un ancho de banda adecuado a estos sitios para los propósitos educativos y comerciales principales del Colegio, el personal de TI de CINE y del Colegio puede restringir la cantidad de tráfico a sitios particulares y la cantidad de tráfico de tipos específicos. Por estas razones, pueden monitorear el uso y el acceso, así como cualquier información de identificación u otra información relacionada, sin previo aviso.

El personal de TI de CINE o del Colegio también puede acceder y monitorear el uso de CNF, y cualquier información en CNF, por razones comerciales legítimas según lo determine el Colegio. Por estas razones, los empleados que usan CNF no deben tener ninguna expectativa de privacidad en su uso de CNF ni en ninguna información almacenada en CNF.

Contraseñas y Códigos

Se espera que las personas a quienes se confían los inicios de sesión y contraseñas, o que las descubren inadvertidamente, las protejan de manera responsable. Estas contraseñas no deben compartirse con otras personas. La misma política se aplica a los códigos de puertas para habitaciones/áreas de acceso restringido. Quienes necesiten inicios de sesión o códigos de puerta pueden realizar una solicitud formal al administrador de esos códigos/contraseñas. Encuentre más información sobre las Políticas de TI aquí.

Confidencialidad de la Información

Los empleados deben estar al tanto de sus responsabilidades bajo la Política de HMC sobre Protección de Información Confidencial y Sensible.

En el desempeño de sus funciones, los empleados pueden tener acceso a información confidencial que incluye, entre otras, información comercial y financiera de propiedad exclusiva relacionada con el Colegio e información personal y confidencial relacionada con otros empleados, estudiantes, solicitantes, ex alumnos, voluntarios, donantes u otros. Esto incluye información que es legible por máquina, vista en línea, impresa, en otros medios o recibida verbalmente.

Los empleados del Colegio deben mantener cualquier información confidencial en confianza y deben tomar todas las medidas razonables para proteger dichos materiales de una divulgación indebida (por ejemplo, proteger las computadoras con contraseña y/o almacenar/archivar documentos confidenciales en un cajón/gabinete con llave, etc.).

La información confidencial a la que tienen acceso los empleados debe compartirse solo según corresponda y solo según lo requiera la necesidad comercial. Cuando exista duda sobre si cierta información es o no confidencial, la prudencia dicta que no se hagan divulgaciones sin antes establecer claramente que dicha divulgación ha sido autorizada por el personal supervisor o de gestión apropiado.

La divulgación de información confidencial a personas que no tienen derecho legal a la información puede violar la Ley de Derechos Educativos Familiares y Privacidad de 1974 (FERPA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA), la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) y/o otras leyes federales y estatales.

Los empleados del Colegio no pueden retirar información confidencial de un departamento u oficina, ni duplicar/fotografiar/digitalizar información confidencial, a menos que el Colegio los autorice a hacerlo. Al terminar el empleo, concluir una asignación, o según las instrucciones de un supervisor o de Recursos Humanos, los empleados deben devolver todos dichos materiales y copias de los mismos a su ubicación correcta.

Cualquier empleado que haga un uso indebido o divulgue de manera inapropiada información confidencial estará sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

Confidencialidad de la Información

Los empleados deben estar al tanto de sus responsabilidades bajo la Política de HMC sobre Protección de Información Confidencial y Sensible.

Cualquier empleado que haga un uso indebido o divulgue de manera inapropiada información confidencial estará sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

Conflicto de Interés

Los miembros del personal regulares y temporales deben evitar actividades o situaciones que puedan resultar en un conflicto de interés o en la apariencia de un conflicto de interés. Los miembros del personal no deben usar sus puestos en el Colegio para el beneficio financiero, personal o profesional directo o indirecto de ellos mismos, de los miembros de sus familias o de otras personas con quienes tengan una relación personal.

Los miembros del personal que estén obligados a completar un Formulario de Divulgación de Conflicto de Interés del Personal tienen la obligación afirmativa de examinar cuidadosamente cualquier situación en la que exista un potencial conflicto de interés o la apariencia de uno.

Los miembros del personal que estén preocupados de que pueda existir un conflicto o que no estén seguros del impacto o la apariencia de sus actividades deben consultar con su supervisor o la Oficina de Recursos Humanos antes de participar en la actividad. A continuación se enumeran otras políticas que los empleados deben conocer relacionadas con la política de conflicto de interés.

Conducta Apropiada con Estudiantes
Recursos Informáticos y de Red
Consultoría y Otras Actividades Externas
Empleo de Familiares y Transacciones con Familiares
Gratificaciones
Compras y Contratos
Política de “Denunciante” (Whistleblower)

Consultoría y Otras Actividades Externas

Harvey Mudd College reconoce que muchos miembros del personal tienen experiencia, talentos y conocimientos que tienen valor para organizaciones externas, tanto públicas como privadas. La asociación con organizaciones externas puede beneficiar al cliente u organización atendida, contribuir al crecimiento profesional y/o la reputación del miembro del personal, así como traer reconocimiento y buena voluntad al Colegio.

Lo siguiente tiene como objetivo proporcionar orientación sobre la idoneidad de dichas actividades.

Actividades Profesionales: Actividades Profesionales: Existe un amplio ámbito de actividades profesionales, generalmente relacionadas con el puesto del individuo en el Colegio, que no presenta un conflicto de interés. Estas actividades sirven para aumentar las habilidades y la experiencia relacionadas con el trabajo y/o proporcionar un beneficio directo a Harvey Mudd College. Estas actividades incluyen: (1) participación en conferencias, seminarios, asociaciones profesionales, paneles consultivos, comités
Actividades de Voluntariado Externo: Actividades de Voluntariado Externo: Las actividades de voluntariado externo en relación con el servicio público también pueden proporcionar un valioso beneficio público y personal. El personal debe mantener su compromiso principal con el Colegio, y estas actividades deben programarse de manera que no interfieran con los compromisos laborales regulares del Colegio. En general, las actividades en nombre del servicio público no se consideran parte del trabajo de uno y, por lo tanto, no deben llevarse a cabo durante las horas de trabajo normales ni implicar el uso de recursos del Colegio, excepto de manera ocasional y con la aprobación del supervisor.
Empleo Externo: Empleo Externo: Los miembros del personal también pueden tener fuentes de ingresos externas, empleo externo o intereses comerciales externos que no afecten, directa o aparentemente, al Colegio. Estas actividades no se consideran parte del trabajo de uno y no pueden realizarse durante el horario laboral normal de HMC ni interferir con las horas de trabajo, las responsabilidades laborales u otras obligaciones asociadas con el trabajo del miembro del personal sin la aprobación del supervisor, ni deben implicar el uso de recursos del Colegio.
Otras Actividades Externas: Otras Actividades Externas: También existen actividades profesionales externas y otras actividades que no encajan perfectamente en las categorías descritas anteriormente. Un miembro del personal puede decidir participar en algunas actividades profesionales o comerciales externas principalmente porque la actividad le proporciona beneficios financieros o personales. En estas situaciones, la obligación principal de un miembro del personal es con el Colegio y debe ser sensible y evitar situaciones donde el alcance o tipo de actividad pueda limitar la imparcialidad o efectividad del miembro del personal.

Los acuerdos de consultoría (con o sin pago) u otros intereses comerciales externos donde exista riesgo de conflicto de interés o apariencia grave de conflicto deben divulgarse al supervisor, al Vicepresidente del área y a Recursos Humanos para determinar si se otorgará la aprobación.

Además, el miembro del personal debe ser consciente de que si existe un beneficio o recompensa financiera para ellos mismos o para otras personas con quienes tienen una relación personal, el potencial de conflicto de interés o lealtad dividida aumenta sustancialmente.

Ajuste por Discapacidad

Harvey Mudd College (“HMC”) realizará ajustes razonables cuando sea necesario para un empleado o solicitante de empleo con discapacidades (según se define en la ley aplicable) que de otro modo esté calificado, siempre que (1) el individuo esté de otro modo calificado para desempeñar de manera segura las funciones esenciales del trabajo y (2) dichos ajustes no impongan una dificultad excesiva en las operaciones de HMC ni estén sujetos a otras excepciones legales.

Una solicitud de ajuste es una declaración de que una persona necesita un ajuste o cambio en el trabajo, en el proceso de solicitud de empleo, o en un beneficio o privilegio de empleo por una razón relacionada con una discapacidad o condición médica. El proceso de ajuste razonable comienza tan pronto como se realiza la solicitud de ajuste o HMC de otro modo toma conocimiento de la necesidad de un ajuste.

Los empleados que buscan un ajuste deben comunicarse con su supervisor/gerente inmediato o con la Oficina de Recursos Humanos. Las personas que requieran un ajuste para solicitar un trabajo deben comunicarse con el gerente de contratación o con la Oficina de Recursos Humanos.

En respuesta a una solicitud de ajuste, HMC participará en un proceso interactivo según sea necesario para determinar las limitaciones precisas que necesitan la solicitud de ajuste y explorar posibles ajustes razonables que puedan superar esas limitaciones. Los empleados también deben cooperar en el proceso interactivo participando oportunamente en cualquier reunión u otras discusiones y proporcionando la información necesaria.

HMC prohíbe las represalias contra un empleado/solicitante que realice una solicitud de ajuste razonable y contra los participantes en el proceso de ajuste razonable. Cualquier empleado que se encuentre que ha participado en tales represalias puede estar sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

Se pueden obtener más detalles comunicándose con la Oficina de Recursos Humanos.

Código de Vestimenta y Estándares Profesionales

Es importante para el Colegio que sus empleados proyecten una apariencia profesional. Se espera que los miembros del personal se vistan de manera consistente con los requisitos de su puesto y de acuerdo con la política y los estándares del departamento. Los miembros del personal que estén obligados a usar uniformes deben hacerlo de acuerdo con la política del departamento. Aunque el Colegio proporciona los uniformes requeridos, estos son de lavado y uso, por lo que los empleados son responsables del lavado y uso rutinario. En aras de proyectar una imagen profesional, el Colegio pide que todos los miembros del personal mantengan una apariencia ordenada, limpia y profesional y observen buenos hábitos de arreglo personal e higiene. Por favor vístase de manera profesional y apropiada para su puesto y el trabajo del día.

La gerencia del departamento tiene la discreción de establecer estándares de vestimenta y profesionales sujetos y con la debida consideración a los rasgos históricamente asociados con la raza, la vestimenta religiosa y las prácticas de arreglo personal, y las necesidades de ajuste por discapacidad. Cualquier miembro del personal que requiera un ajuste razonable con respecto a los estándares de vestimenta y arreglo personal por razones basadas en religión, discapacidad u otros motivos protegidos por las leyes federales, estatales o locales debe comunicarse con la Oficina de Recursos Humanos.

Conducción para Asuntos de HMC

Los empleados que estén obligados, como parte de sus responsabilidades laborales, a conducir vehículos propiedad del Colegio o alquilados deben tener y mantener una licencia de conducir válida y vigente y un historial de manejo del DMV que cumpla con los criterios de cobertura bajo la póliza de seguro del Colegio.

Los vehículos de propiedad/arrendados por el Colegio asignados a departamentos para programas y actividades del campus no pueden usarse para negocios personales. Durante los asuntos del Colegio, se espera que un miembro del personal cumpla con las leyes de vehículos motorizados del estado y con cualquier otra ley y reglamento aplicable. Se espera que los empleados ejerzan buen juicio y prácticas de manejo seguro en todo momento cuando estén en asuntos del Colegio.

En general, los empleados no están obligados a usar sus vehículos personales para asuntos relacionados con el Colegio. En el caso de que un empleado haya sido autorizado a usar su vehículo personal para asuntos relacionados con el Colegio, debe, además de una licencia válida, tener seguro de automóvil vigente para el vehículo que cumpla con la ley estatal aplicable. Los empleados que conduzcan sus propios vehículos para asuntos del Colegio y que no reciban una asignación de automóvil serán reembolsados a la tarifa de millaje establecida por el Colegio.

Un miembro del personal es responsable de notificar de inmediato a su supervisor si la licencia de conducir del miembro del personal es revocada o suspendida. El Colegio se reserva el derecho de transferir a un puesto alternativo, suspender o terminar a un miembro del personal cuya licencia sea revocada, que no mantenga la cobertura de seguro de automóvil personal o que de otro modo no sea asegurable bajo Póliza de Seguro de Vehículos.

Política de Lugar de Trabajo Libre de Drogas

De conformidad con la ley aplicable, el Colegio mantiene una Política de Lugar de Trabajo Libre de Drogas. La política se puede encontrar en línea aquí e incluye información importante sobre los riesgos para la salud asociados con el uso y abuso de drogas y alcohol.

Las características esenciales de la política se describen a continuación:

Los empleados no deberán presentarse al trabajo ni trabajar bajo la influencia de ninguna droga, alcohol u otra sustancia que deteriore el rendimiento laboral, la alerta, la coordinación o la respuesta, o afecte la seguridad de los empleados u otras personas.
El uso, venta, posesión, transferencia o compra de drogas ilegales (esto incluye la marihuana, así como el uso ilegal o no autorizado de un medicamento recetado) o alcohol en propiedad de propiedad o bajo control del Colegio, durante las horas de trabajo o mientras se realizan negocios del Colegio independientemente de la ubicación.
De conformidad con la ley federal, los empleados están obligados a notificar al Colegio sobre cualquier condena relacionada con drogas en el lugar de trabajo (incluyendo una declaración de nolo contendere [no contest]) dentro de los 5 días posteriores a la condena.

Nada en esta política tiene la intención de prohibir el uso adecuado de medicamentos de venta libre o medicamentos recetados por un médico, en la medida en que dicho uso no deteriore el rendimiento de uno ni afecte la seguridad de los empleados u otras personas.

Esta política no prohíbe el uso o consumo de alcohol en actividades o eventos patrocinados por HMC donde se sirve alcohol, ni en eventos sociales, comerciales o profesionales a los que asisten empleados de HMC mientras realizan trabajos para HMC o en su calidad de empleados de HMC. Sin embargo, los empleados que elijan consumir alcohol en dichos eventos deben hacerlo de manera responsable y deben conducirse de manera correcta y profesional en todo momento.

Los empleados que violen estas reglas y estándares de conducta estarán sujetos a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo y pueden ser referidos para procesamiento judicial.dida de privilegios de manejo y la asistencia obligatoria a programas de formación y tratamiento sobre abuso de sustancias.

Pruebas de Detección

En la medida máxima permitida por la ley, el Colegio se reserva el derecho de requerir a todos los solicitantes de empleo que se sometan a procedimientos de prueba diseñados para detectar la presencia de drogas ilegales y/o alcohol. Además, en la medida máxima permitida por la ley, el Colegio se reserva el derecho de realizar pruebas a los empleados actuales para detectar drogas ilegales o alcohol, en casos en que el Colegio tenga sospechas razonables de que el empleado está violando esta política.

Tratamiento y Rehabilitación

El Colegio alienta y acomodará razonablemente a los empleados con dependencias químicas (alcohol o drogas) para que busquen tratamiento y/o rehabilitación. Sin embargo, es responsabilidad de cada empleado buscar y aceptar ayuda antes de que los problemas de alcohol y drogas conduzcan a medidas correctivas, incluida la terminación. La decisión de un empleado de buscar ayuda antes de que los problemas de alcohol y drogas conduzcan a medidas disciplinarias no se utilizará como base para medidas correctivas.

Para ayudar a los empleados con dependencias químicas que buscan tratamiento y/o rehabilitación, el Colegio proporciona un Programa de Asistencia al Empleado (“PAE” / “EAP”). Información adicional disponible en línea aquí.

Si bien el uso de la marihuana ha sido legalizado bajo la ley de California con fines medicinales y recreativos, sigue siendo una droga ilegal bajo la ley federal y su posesión y/o uso en la medida en que afecta el lugar de trabajo está prohibido por esta política. Esto es cierto incluso si el uso de marihuana por parte de un empleado cumple con los requisitos de la Ley de Uso Compasivo de California, Proposición 215.

Categorías de Empleo

La aplicabilidad de ciertas políticas y prácticas y la elegibilidad para ciertos beneficios están determinadas por la categoría de empleo de un puesto, los términos de empleo y el número de horas semanales regularmente programadas asociadas con el puesto.

Miembro del Personal Exento: Un miembro del personal que, debido a las responsabilidades de su puesto y el nivel de autoridad para tomar decisiones, discreción y juicio independiente, no está sujeto a las leyes relativas a la paga de horas extras y los requisitos de períodos de comida y descanso. Los miembros del personal exentos reciben un salario fijo, recibiendo una cantidad predeterminada cada mes que no varía según las horas reales trabajadas.
Miembro del Personal No Exento: Un miembro del personal que, debido a las responsabilidades de su puesto, está sujeto a las leyes federales y estatales de salarios y horas relativas a las horas extras, el salario mínimo, los períodos de comida y los descansos. Los miembros del personal no exentos son remunerados por hora y deben registrar todas las horas trabajadas.
Tiempo Completo Regular: Contratado para trabajar de manera regular 40 horas por semana y 12 meses por año.
Tiempo Completo Regular (Servicios de Comedor): Tiempo Completo Regular (Servicios de Comedor): Contratado para trabajar 40 horas por semana de manera regular durante el año académico, por 32-34 semanas (menos de 12 meses).
Tiempo Parcial Regular: Contratado para trabajar de manera regular menos de 40 horas por semana y/o menos de 12 meses al año.
Temporal: Contratado para trabajar a tiempo completo o parcial para satisfacer una necesidad operativa específica durante un período definido que normalmente no excede los 12 meses; o contratado para trabajar de forma intermitente por generalmente menos de 1,000 horas en un año de aniversario.

Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9)

Para cumplir con la ley federal, todos los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986 deben completar el Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleo. Los empleados deben presentar documentos aceptables que establezcan su identidad y elegibilidad de empleo a un representante designado de la Oficina de Recursos Humanos dentro de los tres (3) días hábiles a partir de la fecha de inicio del empleo.

Los empleados asignados para realizar trabajo en contratos o subcontratos federales que contengan la cláusula E-Verify también deberán ser determinados elegibles para realizar trabajo en dichos contratos a través del proceso E-Verify.

Los exempleados que sean recontratados también deben completar el Formulario I-9 si no han completado un I-9 con HMC en los últimos tres (3) años, o si su I-9 anterior ya no se conserva o es válido.

Los empleados cuyos documentos de autorización de trabajo tengan una fecha de vencimiento deben volver a verificar que aún están autorizados para trabajar en los Estados Unidos antes de la fecha en que venza la autorización. HMC generalmente proporcionará un recordatorio de reverificación al empleado; sin embargo, en última instancia es responsabilidad del miembro del personal llevar la documentación actualizada a la Oficina de Recursos Humanos antes de la fecha en que venza la autorización.

El proceso de verificación y reverificación de elegibilidad de empleo I-9 debe completarse para cada nuevo miembro del personal dentro del plazo requerido. El incumplimiento del proceso de verificación dentro del plazo requerido resultará en la suspensión o terminación del empleo.

Empleo de Menores de Edad

Bajo el Código Laboral de California, “menor” significa cualquier persona menor de 18 años que esté obligada a asistir a la escuela bajo las disposiciones del Código de Educación, excepto los graduados de preparatoria menores de 18 años. Para trabajar, un menor está sujeto a las leyes de educación obligatoria, los requisitos de permisos, las restricciones de horas de trabajo y todas las prohibiciones ocupacionales. HMC no empleará a un menor que sea menor de 16 años. Los supervisores de departamento que planeen emplear a un menor deben comunicarse con la Oficina de Recursos Humanos para obtener información y asistencia antes de hacer una oferta de empleo.

Empleo de Familiares y Transacciones con Familiares

Es política de HMC permitir el empleo de familiares de empleados actuales, en las mismas condiciones que otros solicitantes, siempre que hacerlo no resulte en un conflicto real o potencial con la supervisión, la seguridad, la protección o la moral.

Para los propósitos de esta política, “familiares” incluye, entre otros: cónyuges/parejas domésticas registradas (actuales o anteriores), hijos (biológicos, adoptados, pertenecientes al cónyuge/pareja doméstica registrada o cualquier otra relación de tipo padre/hijo), hermanos, padres, suegros, padrastros/hijastros, personas que viven en el mismo hogar y cualquier persona que un empleado haya identificado como una persona designada.

Los empleados no pueden ser contratados ni ocupar un puesto en un departamento u oficina en el que un familiar participe en la elaboración de recomendaciones o decisiones con respecto al nombramiento, evaluación, asignación de trabajo, promoción, transferencia, retención/despido o salario de ese empleado.

Si los empleados que se casan, o que de otro modo se convierten en familiares, trabajan en una relación de supervisión directa entre sí o en una relación que plantea otros problemas descritos anteriormente, el Colegio intentará estructurar una relación laboral que permita a ambos seguir empleados en el Colegio. Si no hay un puesto disponible, o si no se identifica ninguna otra opción que permita a ambos seguir empleados en el Colegio, el Colegio pedirá al empleado afectado que tome la decisión sobre cuál continuará su empleo en el Colegio.

Oportunidades de Empleo en HMC

La contratación de todo el personal y los arreglos para un trabajador temporal deben completarse a través de la Oficina de Recursos Humanos en coordinación con el gerente de contratación y de acuerdo con las políticas y procedimientos de igualdad de oportunidades de empleo del Colegio. Para iniciar el proceso de reclutamiento, el gerente de contratación se comunicará con la Oficina de Recursos Humanos para solicitar aprobación para cubrir un puesto existente, crear un nuevo puesto o incorporar un trabajador temporal.

Para promover el desarrollo profesional de nuestros empleados, es el objetivo de HMC cubrir los puestos internamente siempre que haya candidatos calificados disponibles. El Colegio publicará todos los trabajos no temporales en el sitio web de empleo del Colegio durante cinco (5) días, ya sea antes o mientras publica el puesto externamente, a menos que se obtenga la aprobación del/la Presidente/a. El Colegio tiene la discreción exclusiva de no publicar un puesto y se reserva el derecho de contratar externamente, incluso si hay un candidato interno calificado disponible.

Reembolso de Gastos

HMC mantiene una política de reembolso de gastos que se puede encontrar aquí.

Gratificaciones

Para evitar un conflicto de interés o la apariencia de un conflicto de interés, ningún miembro del personal debe solicitar o aceptar regalos de proveedores actuales o potenciales, contratistas o sus agentes, empresas locales, departamentos del Colegio u otras personas con quienes exista una relación comercial o profesional potencial o en curso. Los miembros del personal pueden aceptar cortesías comerciales ordinarias, como el pago de una comida modesta o un evento, o regalos que sean artículos promocionales sin valor significativo y que se distribuyan de manera rutinaria. Las gratificaciones o regalos en dinero al miembro del personal no pueden aceptarse en ningún momento y deben devolverse de inmediato al donante.

Se recuerda a los miembros del personal que consulten la Política de Conflicto de Interés y completen el Formulario Anual de Divulgación de Conflicto de Interés del Personal cada año y lo envíen a su supervisor. Todo el personal es responsable de conocer y cumplir esta política.

Tarjetas de Identificación

HMC emite tarjetas de identificación con foto (tarjeta de identificación) a los empleados regulares y temporales a través del Centro de Tarjetas de The Claremont Colleges Services, ubicado en el primer piso de la Biblioteca Honnold/Mudd (entrada sur). Las tarjetas de identificación son propiedad de HMC y sirven para múltiples propósitos, como el acceso con tarjeta a las instalaciones de HMC, privilegios de biblioteca, descuentos en la librería y Claremont Cash. Un empleado debe informar de inmediato la pérdida o robo de su tarjeta de identificación a la Oficina de Recursos Humanos.

Contratistas Independientes

Un contratista independiente es alguien que no es empleado pero que celebra un contrato con HMC para proporcionar servicios a cambio de una compensación. La ley de California controla estrictamente quién puede ser clasificado correctamente como contratista independiente y existen consecuencias financieras significativas en caso de una clasificación errónea. En consecuencia, nadie está autorizado a contratar a un consultor u otro proveedor de servicios como contratista independiente sin la consulta previa y la autorización expresa de la Oficina de Asuntos Financieros y/o Recursos Humanos.

Período de Revisión Inicial

Los primeros seis (6) meses de empleo continuo de un nuevo miembro del pLos primeros seis (6) meses de empleo continuo de un nuevo miembro del personal o los primeros 180 días continuos de un miembro del personal existente después de asumir un nuevo conjunto de responsabilidades laborales se consideran el “Período de Revisión Inicial”. Durante este tiempo, su supervisor observará su desempeño y capacidad para cumplir con los requisitos del puesto. Durante el período introductorio y al final del mismo, su desempeño será evaluado y se tomará una decisión con respecto al empleo regular o continuo.

Si su desempeño se considera satisfactorio o mejor, será retenido y se convertirá en un miembro del personal regular;
Si su desempeño se considera insatisfactorio o marginal, en cualquier momento dentro de los primeros 180 días, podemos extender su período introductorio por un período adicional para evaluar más su desempeño e idoneidad para el puesto, o podemos decidir terminar su empleo de inmediato. Los supervisores se asociarán con la Oficina de Recursos Humanos antes de notificar al personal.

Durante y después del período introductorio, su empleo es “a voluntad” (at-will) y no afecta su elegibilidad para los beneficios. Nuestro derecho a terminar su empleo o cambiar los términos y condiciones de su empleo, en cualquier momento, con o sin causa, como se describe en la política de empleo a voluntad contenida en este manual, o su derecho a renunciar en cualquier momento por cualquier razón, no se ve alterado por esta política.

Propiedad Intelectual

Es política de Harvey Mudd College (“HMC”) que los miembros del personal sean propietarios de toda la propiedad intelectual y los derechos de propiedad en sus inventos, obras creativas y otros productos de trabajo que produzcan mientras estén en HMC, sujeto a las siguientes excepciones:

Cualquier derecho de autor creado por un miembro del personal que califique como una obra hecha para contratar según ese término se define en 17 U.S.C. § 101 y la jurisprudencia asociada será de propiedad según lo establecido en la ley aplicable (generalmente el derecho de autor será propiedad de HMC). Además, otra excepción es cualquier trabajo creado o desarrollado de conformidad con un acuerdo patrocinado o de conformidad con un acuerdo escrito para transferir la propiedad al Colegio. También existe una excepción para cualquier trabajo creado o desarrollado con uso significativo de las instalaciones, fondos, recursos o suministros del Colegio. Estas excepciones no incluyen las obras académicas tradicionales a menos que el trabajo esté sujeto a restricciones contractuales.

Los estudiantes están regidos por una política diferente.

Ajuste por Lactancia

Los miembros del personal que sean madres lactantes pueden tomar una cantidad razonable de tiempo de descanso para satisfacer la necesidad del miembro del personal de extraerse leche materna para su hijo. Cuando sea posible, el tiempo de descanso para los miembros del personal no exentos con este fin se ejecutará simultáneamente con el descanso. Cualquier tiempo de descanso proporcionado para extraer leche materna que no sea simultáneo con el tiempo de descanso ya proporcionado al miembro del personal no será remunerado.

Harvey Mudd College tiene dos salas de lactancia formalmente designadas. Todas las madres lactantes tienen acceso a estos espacios seguros con llave; solicite una llave a keys@hmc.edu en la Oficina de Instalaciones y Mantenimiento.

Centro de Ciencias de la Computación McGregor, Sala 338.
Sótano del Centro de Campus Platt, lado este, nivel del sótano.

Los empleados que deseen ajustes de lactancia (incluida una ubicación alternativa de lactancia) deben comunicarse con la Oficina de Recursos Humanos para solicitar ajustes. La solicitud de un empleado puede realizarse oralmente, por correo electrónico o por escrito, y no necesita presentarse en un formulario específico. La Oficina de Recursos Humanos responderá por escrito o por correo electrónico a su solicitud dentro de los cinco días hábiles.

La discriminación por razón de sexo incluye la discriminación basada en la lactancia materna y las condiciones médicas relacionadas y es ilegal. La ley de California prohíbe expresamente las represalias contra las empleadas lactantes por ejercer sus derechos y las quejas sobre la violación de dichos derechos pueden presentarse ante la Oficina de Recursos Humanos o ante el Comisionado Laboral de California..

Tiempo de Compensación (Miembros del Personal No Exentos)

El tiempo de compensación (makeup time) permite a un miembro del personal no exento solicitar tiempo libre por obligaciones personales y compensar el tiempo en otro día de la misma semana laboral sin recibir compensación por horas extras.

Un miembro del personal no puede trabajar más de 11 horas en un día ni 40 horas en una semana laboral como resultado de compensar el tiempo que se perdió o se perdería debido a una obligación personal. Un miembro del personal no puede “acumular” tiempo para usar en semanas de trabajo futuras.

Se requiere que un miembro del personal solicite el tiempo de compensación por escrito utilizando el Formulario de Solicitud de Tiempo de Compensación de HMC y debe entregarle el formulario al supervisor para su aprobación antes de que el miembro del personal tome el tiempo libre solicitado o trabaje el tiempo de compensación, lo que ocurra primero. Se requiere una solicitud escrita por separado para cada ocasión. El uso del tiempo de compensación por parte de un miembro del personal es completamente voluntario. HMC no fomenta, desalienta ni solicita el uso del tiempo de compensación. Un miembro del personal debe iniciar el uso del tiempo de compensación; un supervisor no puede exigir ni recomendar el uso del tiempo de compensación.

Períodos de Comida y Descansos (Empleados No Exentos)

Períodos de Comida

Los empleados no exentos que trabajan más de cinco (5) horas en un día laboral tienen derecho a un período de comida no remunerado y libre de obligaciones de al menos 30 minutos, que debe comenzar a más tardar al final de la quinta hora de trabajo. Si un empleado trabaja más de 10 horas, se proporciona un segundo período de comida no remunerado de al menos 30 minutos, libre de obligaciones, que debe comenzar a más tardar al final de la décima hora de tiempo trabajado.

Los empleados deben registrar con precisión la hora de inicio y fin de los períodos de comida en sus tarjetas de tiempo.

Los empleados pueden completar exenciones escritas del período de comida cada año académico para: (1) un primer período de comida cuando sus turnos durarán más de cinco horas y se completarán en seis horas o menos, o (2) un segundo período de comida si trabajarán más de diez horas pero menos de doce horas y no renunciaron al primer período de comida para dichos turnos.

Si por algún motivo un empleado cree que no puede tomar o no toma un período de comida según lo previsto, se debe notificar a un supervisor lo antes posible y dentro del período de pago en que ocurra dicho evento y el empleado debe completar el informe de excepción del período de comida. Cuando lo exija la ley, Harvey Mudd emitirá primas por período de comida.

Períodos de Descanso

Los empleados no exentos tienen permitido y autorizado tomar descansos libres de obligaciones de neto 10 minutos durante su jornada laboral, uno por cada período de cuatro horas de trabajo o fracción mayor. Los descansos son remunerados y no se registran en las tarjetas de tiempo.

No hay descanso para un turno de 3.5 horas o menos. Para un turno de 3.5 a seis horas, hay un (1) descanso; para un turno de seis (6) horas y hasta 10 horas en un día laboral, hay un segundo descanso; para un turno de más de 10 horas y hasta 14 horas en un día laboral, hay un tercer descanso; y así sucesivamente. Los descansos deben tomarse en el centro de cada período de cuatro horas de trabajo en la medida de lo posible.

Si por algún motivo un empleado cree que no puede tomar o no toma un descanso, se debe notificar a un supervisor lo antes posible y dentro del período de pago en que ocurra dicho evento. Cuando lo exija la ley, Harvey Mudd emitirá primas por período de descanso.

Períodos de Comida y Descansos

Los períodos de comida y los descansos son completamente libres de obligaciones; esto significa que, durante los períodos de comida y los descansos, los empleados están relevados de todas sus obligaciones, no están sujetos a llamadas ni están de servicio, han apagado todos los buscapersonas, radios u otros dispositivos similares de comunicación de trabajo y son libres de salir de las instalaciones.

Ningún supervisor está autorizado a instruir o alentar a un empleado a omitir un período de comida o un descanso, tomarlo corto o tomarlo tarde, ni interrumpir los períodos de comida y descanso (salvo emergencias raras y verdaderas), y los empleados deben reportar cualquier problema de este tipo a la Oficina de Recursos Humanos.

Los períodos de comida no pueden combinarse ni añadirse a los descansos, y ni los períodos de comida ni los descansos deben usarse para compensar una llegada tarde al trabajo o para salir anticipadamente.

Consultas de Medios de Comunicación

Todas las consultas de los medios de comunicación deben dirigirse a la Oficina de Comunicaciones y Marketing. Solo ese departamento o el gabinete del/la Presidente/a está autorizado para hablar en nombre del Colegio.

Política de puertas abiertas

El Colegio alienta a los miembros del personal a discutir asuntos directamente con los supervisores, quienes siempre tendrán una “Puerta Abierta” para escuchar las preocupaciones del personal. Creemos que una discusión oportuna, abierta y honesta es la mejor manera de resolver preocupaciones y garantizar que se sigan las políticas del Colegio. Si los miembros del personal tienen un problema, generalmente puede resolverse siguiendo uno o más de estos pasos:

Primero, se alienta a los miembros del personal a presentar la situación de manera oportuna a la atención de su supervisor inmediato, quien investigará y proporcionará una solución o explicación. Muy a menudo, los supervisores inmediatos están en la mejor posición para manejar los problemas del personal de manera satisfactoria.
Segundo, si el miembro del personal cree que el problema no ha sido resuelto, debe poner su preocupación por escrito y presentarla al supervisor del siguiente nivel, quien investigará y proporcionará una solución o explicación. El asunto debe llevarse al supervisor(es) del siguiente nivel lo antes posible después de que el miembro del personal considere que el supervisor inmediato no ha resuelto el asunto.
En caso de que un miembro del personal tenga una preocupación y, por razones personales, no pueda seguir los pasos en los procedimientos anteriores, puede presentar su(s) preocupación(es) en persona o por escrito al vicepresidente apropiado o al subdirector de recursos humanos dentro de las dos semanas siguientes al surgimiento del problema.

Este procedimiento, que consideramos importante tanto para los miembros del personal como para el Colegio, puede no resultar en que cada problema sea resuelto a satisfacción del miembro del personal. Sin embargo, HMC valora las aportaciones de los miembros del personal y estos deben sentirse libres de plantear asuntos de preocupación sin temor a represalias. Las quejas sobre discriminación y/o acoso deben presentarse de acuerdo con el procedimiento de quejas contenido en la Política de HMC sobre Discriminación, Acoso y Represalia Prohibidos.

Orientación y Capacitación

Durante sus primeros días en el trabajo, los miembros del personal serán programados para asistir a una sesión de orientación en la Oficina de Recursos Humanos. Esta reunión cubrirá las políticas, prácticas y procedimientos de empleo y proporcionará información sobre su empleo, incluyendo información sobre sus derechos de empleo, programas, beneficios y obligaciones. Esta orientación proporciona una oportunidad para aprender y hacer cualquier pregunta que pueda tener (y por supuesto dar seguimiento con Recursos Humanos según sea necesario).

Todos los empleados no supervisores también deben completar una hora de capacitación en prevención de acoso sexual. Los empleados supervisores deben completar dos horas de capacitación en prevención de acoso sexual. La capacitación debe realizarse dentro de los seis meses posteriores a la contratación o promoción y cada dos años a partir de entonces. Los miembros del personal temporal o los miembros del personal contratados para trabajar menos de seis meses deben ser capacitados dentro de los 30 días calendario posteriores a la contratación o dentro de las 100 horas trabajadas, lo que ocurra primero.

Horas extras (Miembros del Personal No Exentos)

En general, no se necesitan horas extra. En ocasiones, se puede pedir o requerir a un miembro del personal que trabaje horas adicionales debido a necesidades operativas. Un miembro del personal no exento solo puede trabajar horas extra con aprobación previa del supervisor, a menos que las horas extra se deban a una emergencia, en cuyo caso se espera que el miembro del personal notifique a su supervisor lo antes posible después de trabajar las horas extra.

Si un empleado trabaja horas extra sin autorización para una situación que no es de emergencia, el empleado debe informar el tiempo y se le pagará por ello. Sin embargo, HMC puede tomar medidas disciplinarias contra el empleado por violar la política que requiere autorización previa.

Los empleados no exentos no pueden realizar trabajo fuera del horario registrado, incluyendo revisar comunicaciones de trabajo, responder mensajes, contestar llamadas de softphone o realizar trabajo incidental en dispositivos personales fuera de las horas de trabajo programadas, a menos que su supervisor lo autorice específicamente y se les compense de acuerdo con la ley aplicable.

Solo las horas realmente trabajadas en un día o semana laboral determinados se aplican para calcular las horas extra. Las horas pagadas como vacaciones, enfermedad, día festivo personal o días festivos observados por el Colegio no se consideran horas trabajadas a efectos del cálculo de las horas extra.

HMC proporciona compensación por horas extra de acuerdo con la ley estatal y federal de la siguiente manera:

Todas las horas trabajadas en exceso de ocho horas en un día laboral y/o 40 horas en una semana laboral son horas extra y se pagan a una vez y media (1½) la tarifa horaria regular del miembro del personal.
Las primeras ocho horas del séptimo día consecutivo de trabajo en una semana laboral se pagan a una tarifa de una vez y media (1½) la tarifa horaria regular del miembro del personal.
Todas las horas trabajadas en exceso de 12 horas en un día laboral y en exceso de ocho horas en el séptimo día laboral consecutivo de una semana laboral se pagan al doble de la tarifa horaria regular.

HMC está impedido por ley de ofrecer tiempo compensatorio (“comp time”) en lugar de pagar las horas extra.

Se espera que los miembros del personal exentos trabajen tanto de cada día laboral como sea necesario para completar sus responsabilidades laborales. No se proporcionan horas extra, tiempo compensatorio ni compensación adicional a los miembros del personal exentos.ras extras.

Estacionamiento

Para estacionarse en el campus, los empleados deben registrar su vehículo en la Oficina de Seguridad del Campus y mostrar un permiso de estacionamiento vigente en el vehículo. Cuando se registra un vehículo por primera vez, el empleado debe llevar su tarjeta de identificación, licencia de conducir y registro del vehículo a Seguridad del Campus. Los permisos de estacionamiento deben renovarse al vencer, cada cinco años, o según sea necesario debido a un vehículo nuevo u otra documentación nueva o actualizada utilizada para obtener dicho permiso.

Employees are required to park in lots that are designated for faculty and staff. Repeat parking violations are subject to ticketing and towing, which are the responsibility of the employee, and may result in disciplinary action. Parking procedures and an HMC parking map are available on the Facilities and Maintenance website here.

Los empleados deben estacionarse en los lotes designados para el cuerpo docente y el personal. Las infracciones reiteradas de estacionamiento están sujetas a multas y remolque, que son responsabilidad del empleado, y pueden resultar en medidas disciplinarias. Los procedimientos de estacionamiento y un mapa de estacionamiento de HMC están disponibles en el sitio web de Instalaciones y Mantenimiento aquí.

Cheques de Pago, Días de Pago y Depósito Directo

Los miembros del personal por hora (no exentos) son pagados cada dos semanas, cada otro viernes. Los empleados exentos, incluido el cuerpo docente, son pagados una vez al mes aproximadamente el día veintiséis del mes. Si la fecha de pago programada cae en un día festivo, los empleados generalmente serán pagados el siguiente día hábil. Los talones de pago se proporcionan oportunamente directamente a los empleados.

Se alienta fuertemente a los empleados a establecer el depósito directo de nómina en la institución financiera del miembro del personal mediante transmisión electrónica, que cubriría el pago de cada período de pago y el pago final. Los empleados pueden iniciar o detener el depósito directo a través de la función de autoservicio en Workday o comunicándose con la Oficina de Recursos Humanos.

Es objetivo de HMC garantizar que todos los empleados sean debidamente pagados por todo su trabajo. Por lo tanto, es responsabilidad de cada empleado revisar el pago y los talones de pago para garantizar el pago correcto por todo el trabajo. Si un empleado cree que un talón de pago es inexacto o tiene cualquier otro problema con el pago o los talones de pago, el empleado debe informar inmediatamente a su supervisor o a Recursos Humanos.

Declaración de Política de Transparencia Salarial

HMC no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o divulgado su propio salario o el salario de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados deben entender que no tienen que divulgar dicha información. Además, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones esenciales del trabajo no pueden divulgar el salario de otros empleados o solicitantes a personas que de otro modo no tienen acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) en el desarrollo de una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluyendo una investigación realizada por el empleador, o (c) consistente con el deber legal de HMC de proporcionar información.

Programa de Evaluación del Desempeño

HMC reconoce a todos los miembros del personal como esenciales para el éxito general del Colegio. Este éxito se logra fomentando un ambiente de trabajo en el que los miembros del personal se inspiren a rendir al máximo de sus capacidades. El ciclo y los procesos de gestión del desempeño de HMC permiten a los supervisores establecer expectativas para el año y discutir las posibles contribuciones de cada miembro del personal hacia el logro de los objetivos y metas departamentales y del Colegio, y los problemas de desempeño individual, si los hubiere, y los plazos para mejorar en tal caso.

HMC se esforzará por utilizar su programa de gestión del desempeño para lograr los siguientes objetivos:

Promover comunicaciones bidireccionales relacionadas con el desempeño entre supervisores y miembros del personal que aclaren las expectativas sobre los roles, objetivos, y las responsabilidades de desempeño y conducta;
Promover el crecimiento profesional de los miembros del personal ayudándolos a adquirir el conocimiento y las habilidades deseados; o
Identificar el desempeño ineficaz, cualquier barrera para el desempeño efectivo y resolver esas barreras a través del apoyo de capacitación y desarrollo. Los formularios y recursos están disponibles en el sitio web de Recursos Humanos.

El Colegio alienta a los miembros del personal y a sus supervisores a discutir el desempeño laboral de manera informal en el día a día. Es la práctica preferida del Colegio que se realice una evaluación de desempeño escrita al final del período introductorio y anualmente a partir de entonces para todos los miembros del personal regulares. Sin embargo, la frecuencia de las evaluaciones de desempeño puede variar, dependiendo del puesto, el desempeño pasado, los cambios en las funciones laborales, los problemas de desempeño recurrentes o debido a que el miembro del personal está ausente del trabajo en una licencia.

Las evaluaciones de desempeño son realizadas por el supervisor inmediato de un miembro del personal y revisadas por el jefe de departamento. El propósito de la evaluación es revisar el nivel actual de desempeño del miembro del personal, examinar el progreso realizado desde la última evaluación, identificar áreas de mejora y establecer objetivos para la próxima evaluación del miembro del personal. Una revisión de desempeño satisfactoria no garantiza un aumento en la tasa de pago. Los aumentos salariales y las promociones son únicamente a discreción del Colegio y dependen de muchos factores además del desempeño.usivo criterio del College y dependen de muchos factores además del desempeño.

Registros de Personal y Divulgación de Información del Empleado

La Oficina de Recursos Humanos mantiene los registros oficiales de personal para los empleados de HMC. La ley de California requiere que los empleadores mantengan una copia de los registros de personal durante al menos tres años después de la terminación del empleo.

Los empleados son responsables de informar cualquier cambio en la información personal relacionada con el empleo, como la dirección de casa, el número de teléfono de casa y/o celular, el número de exenciones de retención (W-4) y el contacto de emergencia. Los empleados pueden actualizar sus registros a través de la función de autoservicio en Workday o comunicándose con la Oficina de Recursos Humanos.

HMC considera que la dirección actual del empleado en el archivo es correcta y que el correo oficial de HMC es recibido por el miembro del personal en esa dirección.

HMC restringe la divulgación del expediente de personal de un empleado a personas autorizadas dentro del Colegio. Las solicitudes de información contenida en los expedientes de personal deben dirigirse a la Oficina de Recursos Humanos. La divulgación de información contenida en el expediente de personal de un miembro del personal a fuentes externas se limita a acciones como verificaciones de empleo o solicitudes oficiales de agencias autorizadas de aplicación de la ley o agencias locales, estatales o federales, o según lo exija la ley.

Los empleados actuales y anteriores pueden inspeccionar su expediente de personal y ciertos registros de ganancias en presencia de un representante del Colegio. Si bien un empleado puede agregar una declaración a un expediente de personal explicando cualquier elemento en disputa, un empleado no puede alterar ningún documento en el archivo.

Los empleados actuales y anteriores también tienen derecho por ley a copias de su expediente de personal y ciertos registros de personal y ganancias. Cualquier solicitud de copias de dichos registros debe hacerse por escrito a la Oficina de Recursos Humanos. Las copias de los registros de ganancias se pondrán a disposición a más tardar a los veintiún (21) días calendario, y los registros personales dentro de los treinta (30) días calendario, a partir de la fecha de la solicitud.

Autorización de Foto/Video

De vez en cuando, el Colegio utiliza materiales con fines promocionales, educativos, de marketing y otros que pueden incluir imágenes fotográficas o de video de los empleados. Al reconocer la recepción de este Manual, un miembro del personal otorga a HMC permiso para usar su fotografía, imagen digital, semejanza visual, retrato, voz u otra(s) característica(s) identificativa(s) para cualquier propósito que HMC considere apropiado, incluyendo en todas y cada una de las publicaciones de HMC, comunicados de prensa, producciones multimedia, transmisiones, exhibiciones, anuncios y/o en la red mundial o en otros medios existentes actualmente o desarrollados en el futuro, y si es apropiado, usar el nombre y/o la información biográfica de un miembro del personal, sin compensación al miembro del personal.

Los miembros del personal que no deseen que su fotografía, imagen digital, semejanza visual, retrato, voz o información biográfica sean utilizados para tales fines pueden retirar su consentimiento comunicándose con la Oficina de Comunicaciones y Marketing al 909.607.6722 o a communications@hmc.edu.

Esta política no proporciona autorización a un miembro del personal para grabar en video o audio a otros miembros del personal o persona con quien el Colegio hace negocios, y tal cosa está prohibida sin la divulgación expresa de dicha grabación de audio y/o video y el consentimiento escrito específico otorgado.

Propiedad de los Empleados

Toda la propiedad del Colegio—incluidos escritorios y otros muebles de oficina, áreas de almacenamiento, áreas de trabajo, casilleros, archivadores, teléfonos de oficina, teléfonos celulares, módems, máquinas de fax, fotocopiadoras y vehículos—es propiedad exclusiva del Colegio y debe usarse correctamente y mantenerse en buen estado de funcionamiento.

El Colegio se reserva el derecho, en todo momento y sin previo aviso, de inspeccionar y registrar toda la propiedad del Colegio con el fin de determinar si esta política o cualquier otra política del Colegio ha sido violada, o cuando una inspección e investigación sean necesarias para promover la seguridad en el lugar de trabajo o el cumplimiento de las leyes estatales y federales, o por otras razones comerciales legítimas.

Los miembros del personal no tienen permitido retirar la propiedad de HMC del campus a menos que obtengan aprobación escrita previa de su supervisor y del miembro del gabinete responsable de esa área.

Propiedad del Colegio

Toda la propiedad del Colegio, incluidos escritorios y otros muebles de oficina, áreas de almacenamiento, áreas de trabajo, casilleros, archivadores, teléfonos de oficina, teléfonos celulares, módems, máquinas de fax, fotocopiadoras y vehículos, es propiedad exclusiva del Colegio y debe usarse correctamente y mantenerse en buen estado de funcionamiento.

Mascotas en el Lugar de Trabajo

En general, las mascotas no están permitidas en el lugar de trabajo.

Perros – Solo los perros que la ley define como animales de servicio pueden ser llevados a cualquiera de los edificios académicos o administrativos del campus.
Gatos – Los gatos no están permitidos en ningún edificio académico o administrativo del campus.
Excepciones – HMC se reserva el derecho de considerar otorgar y terminar excepciones a esta política cuando las circunstancias especiales o únicas lo justifiquen.

Información adicional está disponible en línea aquí, incluyendo la Política de Mascotas de HMC y la Política de Animales de Asistencia.

Verificaciones Previas al Empleo, Referencias y/o Verificación de Antecedentes

Las verificaciones previas al empleo, referencias y/o verificaciones de antecedentes se requieren como condición de empleo, pero solo en la medida en que lo permita la ley. En la medida en que se requieran verificaciones, referencias y/o verificaciones de antecedentes como condición de empleo, la oferta de empleo está supeditada a que el Colegio reciba resultados satisfactorios.

Los miembros del personal actuales deberán someterse a una verificación de antecedentes, a expensas de HMC, como requisito para cubrir una publicación de trabajo interna, en la medida en que lo permita la ley aplicable, o cuando se considere necesario por otras razones comerciales legítimas.

Si un solicitante es una recontratación en el Colegio y tiene menos de un año de interrupción en el servicio, se dispensará el requisito de verificación de antecedentes.

Compras y Contratos

Para evitar un conflicto de interés, o la apariencia de un conflicto de interés, los miembros del personal no deben tomar decisiones de compra, negociar contratos y/o subcontratos donde pueda haber un conflicto de interés o apariencia de un conflicto de interés.

Miembros del personal o personas relacionadas por sangre, matrimonio, miembros del mismo hogar, incluyendo parejas domésticas registradas o personas con quienes los miembros del personal tienen una relación personal, tienen un interés financiero significativo, o personas designadas; o
Miembros del personal o personas relacionadas por sangre, matrimonio, miembros del mismo hogar, incluyendo parejas domésticas registradas o personas con quienes los miembros del personal tienen una relación personal, tienen empleo actual o pendiente, consultoría, gestión, afiliación fiduciaria o similar.

Los miembros del personal que puedan beneficiarse, ya sea personalmente o indirectamente, de cualquier transacción descrita en esta política, o una transacción similar, deben identificar sus circunstancias a su supervisor para que se puedan hacer arreglos alternativos para la gestión de la transacción.

Se recuerda a los miembros del personal que la Política de Conflicto de Interés requiere un Formulario Anual de Divulgación del Personal cada año. No cumplir con esta política se considera un asunto serio y puede resultar en medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

Todas las solicitudes de referencia de empleados y consultas de empleo deben dirigirse a Recursos Humanos. Ningún gerente o empleado puede proporcionar una referencia de empleo para un empleado actual o anterior, ya sea de manera oficial o extraoficial.

Pago por Presentación

El pago por presentación es la compensación pagada a un miembro del personal no exento que debe presentarse al trabajo pero (a) en realidad no trabaja, o (b) trabaja menos de las horas programadas para trabajar o que generalmente trabaja, o (c) debe presentarse al trabajo una segunda vez en un día laboral y se le dan menos de dos horas de trabajo real para realizar.

Un miembro del personal debe ser pagado por al menos la mitad de las horas programadas para trabajar o que generalmente trabaja; sin embargo, la cantidad pagada no puede ser menos de dos horas ni más de cuatro horas.

El pago por presentación no aplica cuando:

Un miembro del personal es pagado por estar en disponibilidad (on-call);
La situación es causada por falla de servicios públicos (por ejemplo, agua, electricidad, gas y alcantarillado);
El trabajo es interrumpido por un desastre natural o causas fuera del control del Colegio; o
El negocio se detiene debido a una amenaza a personas o propiedad u ordenado por autoridad civil.

Política de No Fumar

Fumar y vapear están prohibidos en todos los edificios de propiedad, arrendados o alquilados por el Colegio (ya sea dentro o fuera del campus) y en todos los vehículos de propiedad o arrendados por el Colegio (incluidos autobuses y carros). Solo se permite fumar en los estacionamientos del Colegio, áreas designadas para fumar y aceras públicas inmediatamente adyacentes a los estacionamientos del Colegio. La venta de materiales para fumar está prohibida en las instalaciones del Colegio.

Fumar se define como el “acto de encender, fumar o llevar un cigarro, cigarrillo o pipa de cualquier tipo encendido o humeante”. Vapear se refiere al uso de sistemas electrónicos de administración de nicotina o dispositivos electrónicos para fumar como cigarrillos electrónicos, pipas electrónicas, hookah electrónico y cigarros electrónicos. Fumar y/o vapear cannabis está prohibido en todas partes de las instalaciones del Colegio, incluidas las áreas designadas para fumar.

Esta política fue creada en reconocimiento de los efectos perjudiciales de fumar, incluyendo el humo de “segunda mano”, y de acuerdo con las leyes estatales y locales aplicables.

Solicitud y Distribución de Literatura

Con el fin de mantener y promover operaciones eficientes y seguridad, el Colegio ha establecido reglas aplicables a todos los miembros del personal que rigen la solicitud, distribución de material escrito y el acceso a las instalaciones y áreas de trabajo.

Ningún miembro del personal solicitará o promoverá apoyo para ninguna causa u organización durante su tiempo de trabajo y/o durante el tiempo de trabajo del miembro del personal o miembros del personal a quienes se dirige dicha actividad sin autorización del subdirector de recursos humanos. El tiempo de trabajo no incluye los períodos de comida, los descansos ni ningún otro período en que los miembros del personal no estén de servicio.

Ningún miembro del personal distribuirá o circulará ningún material impreso o escrito no relacionado con el Colegio o el trabajo en las áreas de trabajo en ningún momento durante su tiempo de trabajo y/o durante el tiempo de trabajo del miembro del personal o miembros del personal a quienes se dirige dicha actividad.

Bajo ninguna circunstancia se permitirá a personas que no son miembros del personal del Colegio solicitar o distribuir materiales escritos para ningún propósito en las instalaciones del Colegio sin autorización previa.

Estándares de Conducta

HMC espera que los miembros del personal realicen bien su trabajo, se adhieran a un estándar de buena conducta y cumplan las políticas y procedimientos del Colegio. El incumplimiento de lo anterior puede resultar en una decisión de imponer medidas disciplinarias o terminar la relación laboral. Los miembros del personal deben entender que, si bien el Colegio puede optar por ejercer su discreción y utilizar formas de disciplina menos severas que la terminación (por ejemplo, advertencias, período probatorio o suspensión), no se requiere ningún sistema formal de advertencias o disciplina progresiva.

Con el fin de que los miembros del personal puedan apreciar más completamente lo que se espera de ellos, los siguientes son ejemplos (no exhaustivos) del tipo de conducta que se espera que los miembros del personal eviten:

Falsificación de registros de empleo, información de empleo u otros registros del Colegio.
Incumplimiento en salvaguardar o respetar la información confidencial del Colegio.
Cometer un acto fraudulento bajo cualquier circunstancia.
Desempeño laboral insatisfactorio.
Incumplimiento de los horarios de trabajo (incluyendo descansos y períodos de comida), tardanza frecuente o excesiva, ausencia del trabajo o del área de trabajo, salir del trabajo anticipadamente sin notificar a su supervisor inmediato u obtener aprobación previa, y no notificar a un supervisor cuando no puede presentarse al trabajo.
Ausencia no reportada.
Registrar el tiempo de trabajo de otro miembro del personal o permitir que cualquier otro miembro del personal registre su tiempo de trabajo, o permitir la falsificación de cualquier tarjeta de tiempo, ya sea la propia o la de otro miembro del personal.
Robo, daño deliberado o descuidado o destrucción de cualquier propiedad del Colegio o la propiedad de cualquier empleado, estudiante o visitante.
Retirar o tomar prestada propiedad del Colegio sin autorización previa.
Uso no autorizado de equipos, tiempo, materiales o instalaciones del Colegio.
Provocar una pelea o pelear durante las horas de trabajo o en las instalaciones del Colegio.
Participar en juegos bruscos o bromas pesadas que afecten la seguridad en el tiempo del Colegio o en las instalaciones del Colegio.
Portar armas de fuego o cualquier otra arma peligrosa en las instalaciones del Colegio en cualquier momento.
Violar la Política de Drogas y Alcohol del Colegio, incluyendo fabricar, distribuir, vender, ofrecer vender, dispensar, poseer, comprar o usar ilegalmente drogas ilegales o sustancias controladas en cualquier momento, ya sea durante las horas de trabajo o fuera de ellas, o presentarse al trabajo bajo la influencia del alcohol o drogas ilegales o sustancias controladas.
Participar en conducta criminal especialmente relacionada con el desempeño laboral.
Insubordinación, incluyendo pero no limitado a la falla o negativa a seguir las directivas o instrucciones de un supervisor.
Usar lenguaje abusivo o amenazante en cualquier momento en las instalaciones del Colegio.
Dormir o hacer el vago en el trabajo.
Enviar mensajes de texto o realizar o aceptar llamadas telefónicas personales prolongadas, incluyendo llamadas de teléfono celular, durante las horas de trabajo, excepto en casos de emergencia o circunstancias extremas.
Trabajar horas extra sin autorización o negarse a trabajar las horas extra asignadas.
Cometer actos de acoso, discriminación y/o represalia.
Violación de cualquier regla, política o procedimiento de seguridad, salud, protección u otro del Colegio.

Las preocupaciones o problemas relacionados con el desempeño laboral, la conducta de un miembro del personal o una violación de las políticas de HMC pueden resultar en medidas correctivas como una carta de expectativas, advertencias verbales y escritas, un plan de mejora del desempeño, suspensión o terminación del empleo.pectativas, advertencias verbales y escritas, un plan para mejorar el desempeño, una suspensión o la finalización del empleo. No se exige ninguna orden, sistema ni paso particular, y el College puede, a su exclusivo criterio, utilizar el tipo de medida correctiva que considere adecuado según el caso. La política del College sobre medidas correctivas no limita ni altera la relación de empleo a voluntad.

Ley de Prevención de Novatadas en el Campus

Harvey Mudd College está comprometido con fomentar una cultura en el campus donde todos los miembros de la comunidad se sientan apoyados, valorados y seguros. En alineación con la Ley Federal de Prevención de Novatadas en el Campus (SCHA), el Colegio ha establecido una Política y Prevención de Novatadas, que incluye definiciones claras, procedimientos de denuncia e investigación, y programas de concientización. Para garantizar la transparencia y la responsabilidad, HMC publicará un Informe Anual de Novatadas, incluido como parte del Informe Anual de Seguridad contra Incendios y Seguridad, que describe los incidentes de novatadas reportados y sus resultados. Este informe estará disponible públicamente en el sitio web del Colegio. Además, HMC mantendrá un Informe de Transparencia de Novatadas del Campus actualizado regularmente, que proporcionará información continua sobre los incidentes de novatadas y los esfuerzos de prevención, reforzando nuestro compromiso con la concientización de la comunidad y la seguridad de los estudiantes.

Trabajo a Distancia

Por favor visite el sitio web de la Política de Trabajo Remoto del Personal de HMC para obtener información detallada sobre el trabajo a distancia para los miembros del personal.

Trabajadores de Agencias Temporales

Los trabajadores de agencias temporales se utilizan de vez en cuando para proporcionar servicios para los cuales el Colegio no emplea sus propios recursos o cuando existe una necesidad a corto plazo de recursos adicionales o habilidades especiales y la contratación de personal adicional no está justificada o no es posible de manera oportuna. Los trabajadores de agencias temporales son empleados del proveedor externo o agencias temporales con las que el Colegio contrata servicios y no son empleados por el Colegio. Como tal, los trabajadores de agencias temporales no son elegibles ni reciben beneficios patrocinados por el Colegio. Los trabajadores de agencias temporales solo pueden ser contratados a través de la Oficina de Recursos Humanos.

Terminación del Empleo

Beneficios al Terminar el Empleo (COBRA): Beneficios al Terminar el Empleo (COBRA): Bajo la Ley de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus Consolidada (COBRA), los empleados y beneficiarios elegibles pueden tener el derecho de continuar los beneficios de seguro médico debido a un evento calificador como la terminación del empleo, una reducción de horas que resulta en la pérdida de elegibilidad de beneficios, licencia sin paga, la muerte de un cónyuge o pareja doméstica registrada, un cambio en el estado civil, derecho a Medicare o un cambio en el estado de dependiente de un hijo.
Despido: Despido: El Colegio se reserva el derecho de dar por terminado el empleo de los miembros del personal en cualquier momento, con o sin causa, y con o sin previo aviso.
Entrevistas de Salida: Entrevistas de Salida: La Oficina de Recursos Humanos programará una entrevista de salida con cada miembro del personal que deje el Colegio, independientemente del motivo. Esta entrevista permite a los miembros del personal comunicar sus opiniones sobre su trabajo en el Colegio, incluyendo los requisitos del puesto, las operaciones y las necesidades de capacitación.
Pago Final al Terminar: Pago Final al Terminar: Los empleados recibirán un cheque final al momento de la terminación de acuerdo con la ley estatal aplicable. El cheque incluirá el salario final y el pago por días/horas de vacaciones y días festivos personales acumulados pero no utilizados. La licencia por enfermedad no utilizada no se paga al terminar.
Abandono del Puesto/Renuncia Constructiva: Abandono del Puesto/Renuncia Constructiva: En general, los miembros del personal que no se presenten al trabajo durante más de tres días laborables consecutivos, sin notificar a sus supervisores o a la Oficina de Recursos Humanos, se considerarán que han abandonado sus puestos de trabajo y en la mayoría de los casos serán dados de baja, a menos que la ley aplicable lo prohíba.
Renuncia: Renuncia: Se solicita a los miembros del personal que decidan abandonar el Colegio que den a su supervisor al menos dos semanas de aviso escrito por adelantado como cortesía, a fin de permitir el procesamiento adecuado de su cheque de pago final, la programación de una entrevista de salida y la devolución de toda la propiedad del Colegio. Sin embargo, como empleado a voluntad, puede terminar su empleo con el Colegio en cualquier momento, con o sin aviso.
Devolución de Propiedad: Devolución de Propiedad: Al terminar el empleo, ya sea voluntario o involuntario, o en cualquier otro momento a solicitud de HMC, un miembro del personal debe devolver toda la propiedad de HMC, incluyendo equipo de cómputo, informes, archivos, tarjetas de presentación, memorandos, registros, tarjetas de crédito/P, pases de llave, llaves de puertas y archivos, herramientas, equipo, uniformes, otras propiedades físicas y personales, y cualquier copia de los mismos.

Requisitos de Registro de Tiempo

Los miembros del personal no exentos deben registrar electrónicamente con precisión todo el tiempo trabajado diariamente al minuto. Los registros de tiempo deben reflejar todas las horas trabajadas, cualquier ausencia, llegadas tempranas o tardías, salidas tempranas o tardías, y la hora de inicio y fin de cada período de comida. El tiempo no se redondea y el Colegio no espera que ningún miembro del personal lo haga. Al final de cada período de pago, los miembros del personal deben verificar que el tiempo registrado sea un reflejo preciso del tiempo trabajado. Alterar, falsificar, manipular los registros de tiempo o registrar el tiempo en la hoja de tiempo de otro miembro del personal puede resultar en medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

Los miembros del personal exentos no registran las horas trabajadas, pero deben informar con precisión todo el tiempo de ausencia del trabajo, incluidos enfermedad, vacaciones y días festivos personales. Los miembros del gabinete que toman tiempo libre pagado también deben asegurarse de que dicho tiempo se registre contra sus saldos de licencia por enfermedad pagada, vacaciones y días festivos personales.

Trabajo Fuera del Horario Registrado

Los miembros del personal no exentos no deben realizar trabajo “fuera del horario registrado”. El trabajo “fuera del horario registrado” significa tiempo trabajado que no se reporta ni se registra. Cualquier miembro del personal no exento que no reporte todo su tiempo trabajado estará sujeto a medidas correctivas, que pueden incluir la terminación por infracciones repetidas. Nadie tiene la autoridad de hacer que un miembro del personal no exento trabaje fuera del horario registrado. Si un miembro del personal no exento cree que se le ha dicho que trabaje fuera del horario registrado, o se le ha animado a hacerlo, debe notificar inmediatamente a la Oficina de Recursos Humanos.

Responsabilidades del Supervisor

Es responsabilidad de cada supervisor revisar y aprobar los registros de tiempo de los miembros del personal no exentos en cada período de pago de acuerdo con los plazos de nómina para garantizar el cumplimiento de esta política, monitorear que los miembros del personal no exentos reciban y se les permita tomar períodos de comida y descansos ininterrumpidos de acuerdo con la política del Colegio y la ley estatal, y asesorar, orientar y/o disciplinar a los miembros del personal cuando se violan las prácticas de registro de tiempo. El incumplimiento en la gestión apropiada de las tarjetas de tiempo del personal puede resultar en medidas disciplinarias que pueden incluir la terminación del empleo. Sin embargo, ningún supervisor debe cambiar unilateralmente una tarjeta de tiempo sin la aprobación del empleado.

Tiempo de Capacitación (Miembros del Personal No Exentos)

El tiempo que un miembro del personal no exento pasa en capacitación requerida (por ejemplo, conferencias, cursos de trabajo, programas de capacitación patrocinados por el Colegio o reuniones) se considera tiempo de trabajo y se paga a la tarifa de pago regular del miembro del personal. Si la capacitación para los miembros del personal se realiza durante lo que de otro modo sería el tiempo de descanso para comer, todavía se considera tiempo de trabajo por el cual se debe pagar al miembro del personal (incluso si se proporciona una comida).

Si la sesión de capacitación es fuera del campus, puede aplicar compensación por tiempo de viaje. Se aconseja a los supervisores que consulten con la Oficina de Recursos Humanos para determinar qué es compensable.

Tiempo de viaje (Miembros del Personal No Exentos)

En general, el tiempo que se requiere que un miembro del personal no exento viaje para asuntos relacionados con el Colegio se compensa como horas trabajadas menos el tiempo que normalmente le toma al miembro del personal desplazarse hacia y desde el trabajo. El tiempo de viaje se cuenta como tiempo de trabajo y se aplican las reglas de pago de horas extra.

Si se requiere viaje en avión, los miembros del personal serán pagados desde el momento en que salen de su casa hasta que llegan a su destino (restando su tiempo habitual de desplazamiento), o hasta que dejen de realizar trabajo (por ejemplo, cuando se han registrado en el hotel). Los miembros del personal no exentos que viajan de noche deben obtener aprobación (antes del viaje) de su Vicepresidente de área y de la Oficina de Recursos Humanos para garantizar el cumplimiento de las leyes de horas extra.

Los miembros del personal no exentos también deben tomar descansos para comer y descansar, incluso cuando viajan. Los miembros del personal deben mantener un registro preciso de su tiempo cuando viajan para asegurarse de que las horas extra se calculen correctamente.

Vigilancia por Video

En nuestro esfuerzo continuo por apoyar un campus seguro y protegido, el Colegio se reserva el derecho de observar a los empleados en todo el campus, ya sea mediante observación directa o mediante el uso de dispositivos electrónicos. El Colegio tiene cámaras de video que monitorean el exterior del campus, ciertas áreas de Shanahan y ciertas áreas de McGregor. Por lo tanto, los empleados no deben tener expectativa de privacidad en estas áreas (y nunca habrá cámaras en baños o vestuarios u otras salas de cambio).

Voluntarios

Harvey Mudd College alienta y apoya el servicio voluntario. Un voluntario puede realizar una variedad de funciones en apoyo de las actividades del campus, como ayudar con los eventos del campus y el trabajo general de oficina, siempre que a los voluntarios no se les asigne trabajo que desplace a un miembro del personal, llene una vacante o releve a un miembro del personal de sus deberes y responsabilidades regulares. Los departamentos del Colegio tienen la discreción de aceptar servicios voluntarios de acuerdo con las condiciones descritas en las Directrices del Colegio sobre la Aceptación de Servicios Voluntarios.

Un miembro del personal no puede convertirse en voluntario en el Colegio en ninguna capacidad en la que esté empleado en el Colegio o que sea similar o esté relacionada con el trabajo regular del individuo en el Colegio.

Aumentos de Salario

Las directrices para determinar los aumentos salariales son distribuidas cada año por la Oficina de Recursos Humanos de HMC, condicionadas a la aprobación de la Junta de Fideicomisarios de un programa anual de aumento salarial. Los aumentos no son automáticos y se otorgan a discreción del supervisor y del vicepresidente apropiado. Los ajustes salariales, si los hay, normalmente coinciden con el inicio del año fiscal el 1 de julio. Los miembros del personal que están en licencia el 1 de julio son elegibles para un aumento; sin embargo, no entrará en vigor hasta que el miembro del personal regrese al trabajo.

El Colegio prohíbe pagar a los miembros del personal de otro sexo, raza o etnia una tasa salarial menor a la que se paga por trabajo sustancialmente similar (basado en un conjunto de habilidades, esfuerzo y responsabilidad bajo condiciones de trabajo similares), salvo excepción legal aprobada por Recursos Humanos.

Los miembros del personal que están en un Plan de Mejora del Desempeño se consideran que no están en “buena posición” y, por lo tanto, no son elegibles para cambios de aumento salarial, excepto cuando sea necesario para cumplir con los requisitos de salario mínimo.

Política de “Denunciante” (Whistleblower)

Harvey Mudd College es responsable de la administración de sus recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos que le permiten cumplir su misión. Los controles internos y procedimientos operativos de HMC están destinados a detectar y prevenir o disuadir actividades indebidas o ilegales. Sin embargo, las violaciones intencionales y no intencionales de leyes, reglamentos, políticas y procedimientos pueden ocurrir y pueden constituir actividades indebidas o ilegales. HMC tiene la responsabilidad de investigar y reportar a las partes apropiadas las alegaciones de actividades indebidas o ilegales sospechosas, y proteger a los empleados que, de buena fe, reporten estas actividades a la autoridad apropiada.

Un empleado puede reportar actividades indebidas o ilegales sospechadas en HMC y puede optar por permanecer anónimo al presentar un informe. La confidencialidad es una parte importante de esta política y el proceso de denuncia. Si un empleado elige identificarse, su identidad se mantendrá confidencial, en la medida de lo posible.

HMC no puede: (1) tomar represalias contra un empleado que presente un informe bajo esta política o que se niegue a obedecer una orden ilegal, o (2) interferir, directa o indirectamente, con el derecho de un empleado a presentar un informe ante HMC o ante cualquier agencia local, estatal o federal aplicable. Es intención de HMC tomar las acciones necesarias para prevenir y corregir las actividades que violen esta política.

Es una violación de esta política hacer deliberadamente alegaciones falsas con la intención de causar daño a otro individuo. Quienes hagan tales alegaciones están sujetos a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

Procedimiento de la Política de “Denunciante”

Confidencialidad: Confidencialidad: La confidencialidad es una parte importante de esta política y el proceso de denuncia. La identidad de un empleado se mantendrá confidencial, en la medida de lo posible bajo las circunstancias.
Definición de Actividades Indebidas o Ilegales: Definición de Actividades Indebidas o Ilegales: Una actividad indebida o ilegal es aquella que viola cualquier ley o reglamento estatal, federal o local o política de HMC emprendida por un empleado, independientemente de si dicha acción está dentro del alcance de su empleo.
Esto incluye pero no se limita a:
- Robo de propiedad de HMC
- Malversación o derroche grave de fondos
- Alegaciones fraudulentas
- Tergiversación intencional de hechos
- Falsificación o uso indebido de registros (incluyendo pero no limitado a registros contables, de nómina, de personal, de estudiantes y regulatorios)
- Obligar a otro empleado a participar en conducta indebida o ilegal=
- Discriminación ilegal
- Acoso sexual
- Mala conducta grave
- Uso indebido de la propiedad, tecnología, instalaciones, nombre u otros derechos de propiedad intelectual de HMC
- Amenazas significativas a la salud y seguridad pública o del campus.
Presentación de un Informe: Presentación de un Informe: Cualquier miembro del personal o cuerpo docente de HMC puede reportar actividades indebidas o ilegales sospechadas. Los informes pueden hacerse de forma anónima y deben ser objetivos, conteniendo la mayor cantidad posible de información específica.
Agencias Externas: Agencias Externas: Nada en esta política prohíbe o limita el derecho de un empleado a reportar alegaciones de actividades indebidas o ilegales directamente a las agencias locales, estatales o federales aplicables. El Colegio publica folletos en las áreas de descanso con opciones de denuncia ante agencias estatales y/o federales.
Protección contra Represalias: Protección contra Represalias: Cualquier empleado que crea que ha sido objeto o afectado por conducta de represalia por reportar actividades indebidas o ilegales sospechadas debe reportar dicha conducta al Vicepresidente Senior, Director de Operaciones y Finanzas, o al Subdirector de Recursos Humanos. Todas las quejas de represalia serán investigadas de manera oportuna y discreta.
Dónde Reportar: Dónde Reportar: Las alegaciones sobre discriminación ilegal y acoso sexual deben reportarse al supervisor inmediato del empleado, al Subdirector de Recursos Humanos, al Vicepresidente y Decano del Cuerpo Docente (si están involucrados miembros del cuerpo docente) o al Decano de Estudiantes (si están involucrados estudiantes). Las alegaciones sobre conducta financiera indebida pueden reportarse a través de la Línea de Integridad EQS.

Horarios de Trabajo y Semana Laboral

Los supervisores son responsables de establecer horarios de trabajo que faciliten el servicio y apoyen las necesidades operativas y que también sean compatibles con todas las políticas del Colegio. Las horas reales de inicio y finalización varían según los requisitos operativos y pueden ajustarse para adaptarse a las circunstancias cambiantes. Tenga en cuenta para los miembros del personal no exentos que deben recibir aprobación para trabajar más allá de su tiempo programado de su supervisor y antes de trabajar cualquier hora extra.

Definición de día laboral y semana laboral:

Día Laboral: Para efectos de registro y reporte de horas extra, un día laboral comienza a las 12:01 a.m. y termina a la medianoche 24 horas después.
Semana Laboral: La semana laboral comienza el sábado a las 12:01 a.m. y termina el viernes a las 12:00 de la medianoche.

6. BENEFICIOS

Esta sección contiene información general sobre los beneficios disponibles para los empleados elegibles. Los términos bajo los cuales se ponen los beneficios a disposición de los miembros del personal se establecen en los documentos del plan rector. En caso de conflicto entre las siguientes descripciones y los términos de los documentos del plan, prevalecerán los documentos del plan. Los beneficios se revisan anualmente y están sujetos a cambios en cualquier momento.

Para obtener información completa sobre las ofertas actuales, las primas y las características del plan, se aconseja a los empleados que lean los documentos del plan de beneficios y las políticas disponibles en línea en el sitio web de la Oficina de Recursos Humanos aquí o que se comuniquen con la Oficina de Recursos Humanos a hr@hmc.edu.

Elegibilidad

La elegibilidad para ciertos beneficios está determinada por la antigüedad en el servicio, el puesto ocupado, la clasificación (por ejemplo, tiempo completo regular o tiempo parcial) y otros factores. En general, los empleados en puestos regulares que tienen programado trabajar al menos 20 horas por semana son elegibles para inscribirse en los planes de beneficios electivos de The Claremont Colleges. Los miembros del personal en puestos temporales, o aquellos que rutinariamente tienen programado trabajar, o trabajan, menos de 20 horas por semana, generalmente no son elegibles para beneficios más allá de los requeridos por ley, ni tampoco los contratistas independientes o voluntarios.

Inscripción en Beneficios

Los empleados recién elegibles deben inscribirse en los beneficios de seguro médico dentro de los primeros 31 días a partir de la fecha en que son contratados en un puesto elegible para beneficios. Si la fecha de contratación de un empleado es el primero del mes, la cobertura es efectiva a partir de la fecha de empleo. Si la fecha de contratación de un empleado es cualquier fecha que no sea el primero del mes, la cobertura es efectiva el primer día del mes siguiente.

Evento de Vida Calificado: Evento de Vida Calificado: Los cambios de beneficios se pueden hacer a la cobertura existente durante el período anual de inscripción abierta. Un empleado puede solicitar cambiar los beneficios fuera del período de inscripción abierta bajo ciertas circunstancias definidas como un “evento de vida calificado” o si elige pagar las primas de seguro después de impuestos. Ejemplos de un “evento de vida calificado” incluyen el nacimiento, adopción o muerte de un beneficiario; matrimonio; divorcio; la formación o terminación de pareja doméstica registrada; y pérdida de cobertura. Los miembros del personal son responsables de solicitar cambios de beneficios debido a un evento de vida y deben solicitarlo dentro de los 31 días a partir de la fecha efectiva del evento de vida.

Beneficios Electivos

HMC puede ofrecer a los empleados elegibles una variedad de beneficios bajo los planes de seguro de grupo descritos a continuación.

Muerte y Desmembramiento Accidental (AD&D): Muerte y Desmembramiento Accidental (AD&D): El seguro AD&D está disponible para los empleados y sus cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios calificados en caso de muerte o desmembramiento relacionado con un accidente. El miembro del personal paga la prima a través de deducción de nómina.

Programa de Asistencia al Empleado (EAP): Programa de Asistencia al Empleado (EAP): El Programa de Asistencia al Empleado (EAP) ofrece hasta cinco servicios gratuitos y confidenciales de asesoramiento y referencias, como consultas legales, referencias de cuidado infantil, servicios de cuidado de personas mayores, asesoramiento psicológico y asesoramiento financiero. Los servicios del EAP se proporcionan sin costo para los empleados y los miembros de su hogar inmediato. El programa es accesible en línea en www.liveandworkwell.com (código de acceso: claremontcolleges); o llamando al 800.234.5465.

Cuentas de Gastos Flexibles (FSA): Cuentas de Gastos Flexibles (FSA): Una Cuenta de Gastos Flexibles (FSA) permite a los empleados ahorrar dinero al reducir los ingresos sujetos a impuestos para cubrir gastos médicos/dentales calificados, gastos de cuidado de dependientes/niños o primas de seguro médico pagadas personalmente. Los fondos en una FSA deben gastarse antes de la fecha límite especificada durante la inscripción abierta; los fondos no gastados se pierden según las regulaciones del IRS.El seguro por AD&D está disponible para los miembros del personal y sus cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios que califiquen en caso de muerte o desmembramiento por accidente. El miembro del personal paga la prima a través de una deducción de la nómina.

Seguro médico

COBRA: COBRA: En cumplimiento de la Ley de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus Consolidada de 1985 (COBRA), el Colegio ofrece seguro médico, dental y de visión continuo a los empleados y sus beneficiarios al terminar el empleo u otros eventos de vida calificadores. El empleado o beneficiario es responsable de pagar la prima completa y un cargo administrativo.

Seguro Dental: Seguro Dental: Los empleados elegibles pueden elegir entre varias opciones de seguro dental. La cobertura está disponible para cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios calificados. El Colegio y el empleado comparten el costo de las primas.

Seguro Médico: Seguro Médico: Los empleados elegibles pueden elegir entre varios planes de seguro médico. La cobertura está disponible para cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios calificados. El Colegio y el empleado comparten el costo de las primas.

Seguro Médico – 65 años o más: Seguro Médico – 65 años o más: La mayoría de los proveedores de seguro médico ofrecen planes a personas de 65 años o más que son elegibles y están inscritas en las Partes A y B de Medicare. Antes de cumplir 65 años, se aconseja a los empleados que consulten con Recursos Humanos sobre la coordinación de los beneficios de Medicare con los planes de salud.

Beneficios Médicos Suplementarios: Beneficios Médicos Suplementarios: Los empleados pueden elegir entre una variedad de beneficios médicos suplementarios voluntarios, como seguro de accidentes, seguro de enfermedades críticas y seguro de indemnización hospitalaria. Los planes médicos suplementarios no están destinados a reemplazar el seguro médico.

Seguro de Visión: Seguro de Visión: Los empleados se inscriben automáticamente en el plan de visión Core, que es pagado por el Colegio, y pueden adquirir beneficios adicionales a través del plan Buy-Up. Los beneficios de visión también están disponibles para cónyuges, parejas domésticas registradas y beneficiarios calificados.

Beneficios Voluntarios: Beneficios Voluntarios: Los empleados pueden elegir entre una variedad de planes de seguro voluntario. Los empleados pagan los planes con dólares después de impuestos.

Recursos de Bienestar: Recursos de Bienestar: Los programas de bienestar ofrecidos a través de los planes de seguro médico proporcionan recursos para apoyar las elecciones de estilo de vida saludable. Todos los empleados son elegibles para participar en los programas de bienestar ofrecidos por sus respectivos planes médicos.COBRA

Beneficios Exigidos por el Gobierno Federal y Estatal

Licencia Familiar Pagada (PFL): Licencia Familiar Pagada (PFL): La PFL es un componente de los Beneficios de Discapacidad Voluntaria a Corto Plazo y proporciona reemplazo parcial de salario por hasta ocho semanas durante un período de 12 meses para empleados calificados para cuidar a un familiar gravemente enfermo, vincularse con un nuevo hijo que ingresa a la familia por nacimiento, adopción o colocación en cuidado de crianza, o debido a una exigencia calificadora relacionada con el servicio activo cubierto en las Fuerzas Armadas. Los miembros del personal pueden complementar la PFL con licencia por enfermedad pagada disponible, vacaciones o día festivo personal.

Discapacidad a Corto Plazo (VDI): Discapacidad a Corto Plazo (VDI): El Programa Voluntario de Seguro de Discapacidad a Corto Plazo (VDI) es un programa exigido por el estado diseñado para proporcionar compensación parcial por los salarios perdidos si un empleado queda discapacitado por cualquier enfermedad o lesión no relacionada con el trabajo y no puede trabajar. Los empleados regulares y temporales son elegibles para participar. Este beneficio es pagado por el Colegio y financiado con deducciones de impuestos de nómina exigidas por el estado de todo el personal y cuerpo docente.

Impuestos del Seguro Social y Medicare: Impuestos del Seguro Social y Medicare: El Colegio paga una contribución equivalente a las cuentas de Seguro Social y Medicare de cada miembro del personal. La porción del empleado se retiene de cada cheque de pago según lo requiere la ley.

Seguro de Desempleo: Seguro de Desempleo: El seguro de compensación por desempleo proporciona beneficios a los empleados que pueden quedar desempleados y que cumplen con los requisitos de elegibilidad establecidos por el Código de Seguro de Desempleo de California.

Seguro de Compensación para Trabajadores: Seguro de Compensación para Trabajadores: Un empleado que experimente una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo puede ser elegible para los beneficios de Compensación para Trabajadores bajo la ley estatal. Se espera que un empleado informe inmediatamente una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo a un supervisor.

Beneficios de HMC

Además de los beneficios anteriores, HMC ofrece lo siguiente a los empleados elegibles. Información y asistencia con estos beneficios están disponibles en la Oficina de Recursos Humanos y el sitio web de la Oficina de Recursos Humanos.

Cuidado de Respaldo: Cuidado de Respaldo: El Colegio se ha asociado con Bright Horizons para ofrecer a los empleados elegibles el Programa Back-Up Care Advantage, que proporciona servicios de cuidado de respaldo cuando un empleado necesita estar en el trabajo y el cuidado regular de niños o adultos/personas mayores no está disponible. Los empleados tienen hasta 80 horas de cuidado de respaldo por año calendario.
Programa de Incentivos para Compartir Viaje: Programa de Incentivos para Compartir Viaje: El Colegio ofrece incentivos en efectivo a los empleados elegibles que no conducen solos al campus o que viajan al Colegio por modos alternativos de transporte (por ejemplo, bicicleta o transporte público). Los incentivos en efectivo se reportan como ingresos sujetos a impuestos.
Plan de Becas para Hijos Dependientes: Plan de Becas para Hijos Dependientes: El Colegio ofrece becas a los hijos elegibles de empleados que trabajan al menos medio tiempo y que han estado en el Colegio durante el equivalente a un año a tiempo completo. La beca máxima que se puede otorgar es la mitad de la matrícula y los aranceles obligatorios requeridos de los estudiantes universitarios en la institución a asistir.
Exención de Matrícula para Empleados (Cursos de HMC): Exención de Matrícula para Empleados (Cursos de HMC): Después de seis meses de servicio, un empleado elegible puede inscribirse en un curso por semestre en HMC, con la aprobación del profesor. La matrícula y los aranceles se dispensan.

Seguro de Vida (Básico y Suplementario): Los empleados reciben un seguro de vida a término básico por el cual el Colegio paga la prima. El beneficio es una vez (1x) el salario base anual, con una cobertura mínima de $20,000 y un máximo de $50,000. También se puede adquirir seguro de vida suplementario.

Discapacidad a Largo Plazo (LTD): Para ser elegible para los beneficios de discapacidad a largo plazo, un empleado debe tener un horario de trabajo regular de al menos 30 horas por semana. El programa LTD proporciona un beneficio de ingreso mensual igual al 66 2/3% del salario mensual cubierto del empleado. El Colegio paga la prima de LTD. Los beneficios comienzan el primero del mes siguiente a seis meses consecutivos de discapacidad total.

Beneficios de Jubilación: Plan de Jubilación Académico: El Plan de Jubilación Académico (ARP) es un plan de jubilación de contribución definida bajo el cual HMC contribuye el 12 por ciento del salario base. Las contribuciones se consolidan de inmediato. Para participar en el ARP, los miembros del personal deben haber cumplido 21 años y pueden estar obligados a cumplir un requisito de servicio que varía según el puesto que ocupen.

Además de los beneficios opcionales de The Claremont Colleges, el HMC ofrece lo siguiente a los miembros del personal elegibles. La Oficina de Recursos Humanos y el sitio web de la Oficina de Recursos Humanos ofrecen información y asistencia sobre estos beneficios.

Beneficios de Tiempo Libre

Licencia por Duelo

Los miembros del personal regulares de tiempo completo y tiempo parcial pueden ser excusados por hasta cinco días con paga, tras el fallecimiento de:

Hijo/a, incluyendo nieto/a o hijastro/a;
Cónyuge actual o pareja doméstica registrada o su hijo/a;
Padre o madre, incluyendo abuelo/a, padrastro/madrastra, abuelo/a político/a o suegro/a;
Hermano o hermana, incluyendo hermanastro/a o cuñado/a.

Los miembros del personal temporales u otros pueden ser excusados por hasta cinco días sin paga por las mismas razones.

La licencia por duelo debe completarse dentro de los tres (3) meses posteriores al fallecimiento del familiar. La licencia por duelo puede usarse de manera intermitente. La licencia por duelo solo está disponible para los empleados que han trabajado para el Colegio durante al menos 30 días antes del inicio de la licencia.

Feriados

Harvey Mudd College observa los siguientes como feridos pagados para los miembros del personal regulares elegibles para beneficios:

Año Nuevo
Cumpleaños de Martin Luther King Jr.
Día del Trabajador Agrícola
Día de los Caídos (Memorial Day)
Día de la Emancipación (Juneteenth)
Cuatro de Julio
Día del Trabajo
Día de Acción de Gracias
Día después de Acción de Gracias
Víspera de Navidad
Día de Navidad

Cuando un día festivo cae en sábado, se observa el viernes anterior. Cuando el día festivo cae en domingo, se observa el lunes siguiente.

Además de recibir pago por día festivo, los miembros del personal no exentos que deben trabajar en uno de los días festivos observados anteriores reciben una prima por día festivo de una vez y media la tarifa de pago regular del miembro del personal por las horas trabajadas.

Los miembros del personal exentos que deben trabajar en un día festivo pueden solicitar tomar un día alternativo libre dentro de los 30 días posteriores al día festivo.

Licencia por Servicio de Jurado y como Testigo

El Colegio proporcionará a los miembros del personal tiempo libre, según lo requerido por ley, para servir en un jurado o gran jurado o para comparecer como testigo en un tribunal u otro procedimiento legal. Además, los miembros del personal regulares recibirán licencia pagada por hasta 10 días de servicio de jurado o como testigo por año calendario.

Los miembros del personal deben proporcionar aviso previo razonable de la necesidad de licencia por jurado/testigo. También se espera que los miembros del personal se presenten al trabajo cada día o parte del día que no estén realizando funciones de jurado/testigo.

Beneficios de Licencia por Enfermedad Pagada

El Colegio proporciona beneficios de licencia por enfermedad pagada a todos los miembros del personal regulares de tiempo completo, tiempo parcial y temporales para períodos de ausencia temporal debido a enfermedad, lesión y otros propósitos especificados como se describe a continuación.

Para los miembros del personal no exentos, la licencia por enfermedad pagada se compensará a la tarifa regular de pago de la semana laboral en que el miembro del personal tome tiempo de enfermedad pagado. La licencia por enfermedad pagada no se acumula mientras un miembro del personal está en una licencia. Los miembros del personal no serán pagados por la licencia por enfermedad pagada acreditada pero no utilizada al terminar el empleo.

Los miembros del personal regulares de tiempo completo que tienen programado regularmente trabajar al menos 20 horas por semana acumulan licencia por enfermedad pagada desde la fecha de contratación a razón de un día (u 8 horas) por mes y pueden trasladar la licencia por enfermedad pagada acumulada pero no utilizada de un año fiscal al siguiente (del 1 de julio al 30 de junio), hasta un máximo de 120 días.

La licencia por enfermedad pagada puede usarse para ausencias debidas al diagnóstico, cuidado o tratamiento de una condición de salud existente o atención preventiva para el miembro del personal. La licencia por enfermedad pagada también puede usarse para propósitos específicos por un miembro del personal que es víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acoso, delitos específicos u otros actos de violencia calificadores.

Días Festivos Personales

Los miembros del personal actuales acumulan 1.33 horas por mes hasta el máximo de tres días festivos personales o, para los miembros del personal de tiempo completo, 24 horas, monto que se prorratea para los miembros del personal de tiempo parcial. La programación y el uso de los días festivos personales deben coordinarse y ser aprobados por el supervisor de acuerdo con los procedimientos del departamento.

Al terminar el empleo, se paga a un miembro del personal por los días festivos personales acumulados pero no utilizados hasta el máximo.

Tiempo Libre para Votar

Si un miembro del personal no tiene tiempo suficiente fuera de las horas de trabajo para votar en una elección oficial sancionada por el estado, el miembro del personal puede tomar suficientes horas de trabajo para votar. Dicho tiempo libre debe tomarse al principio o al final del día de trabajo regular del miembro del personal. HMC pagará a un miembro del personal hasta dos horas de tiempo libre para votar.

Vacaciones

Las vacaciones se acumulan a partir de la fecha de contratación de un miembro del personal. La cantidad acumulada se prorratea según el FTE específico del miembro del personal. La cantidad máxima que puede acumularse es una vez y media (1½) la acumulación anual. Una vez que un miembro del personal alcanza la cantidad máxima de acumulación, no se acumularán más vacaciones hasta que el empleado use vacaciones de modo que el saldo caiga por debajo de la cantidad máxima de acumulación.

El siguiente cuadro lista la acumulación anual en días y las acumulaciones máximas para el personal no exento:

Meses de Empleo Continuo	Número de Días Acumulados	Acumulación Máxima de Días	Acumulación Bienal por Período de Pago
1st through 12th / 1° al 12°	10	15	3.08
13th through 24th / 13° al 24°	12	18	3.68
25th through 36th / 25° al 36°	18	27	5.54
37th and after / 37° en adelante	22	33	6.77

Los miembros del personal regulares que tienen programado regularmente trabajar al menos 20 horas por semana son elegibles para acumular vacaciones. Los miembros del personal que tienen programado regularmente trabajar menos de 20 horas por semana y los miembros del personal temporales no son elegibles para acumular vacaciones. Las vacaciones no se acumulan durante los períodos de licencias pagadas y no pagadas.

Al terminar el empleo, se paga a un miembro del personal por todas las vacaciones acumuladas pero no utilizadas. Un miembro del personal no puede usar vacaciones antes de ganarlas. La programación y el uso de vacaciones deben coordinarse y ser aprobados por el supervisor de un miembro del personal de acuerdo con los procedimientos del departamento.

7. LICENCIAS DE AUSENCIA

HMC proporciona licencias de ausencia a los empleados de conformidad con las leyes federales y estatales aplicables y la política del Colegio. A continuación se presenta un resumen de las diversas licencias disponibles para los empleados. Para obtener más información sobre cualquiera de las licencias descritas a continuación, o sobre licencias no descritas a continuación, comuníquese con la Oficina de Recursos Humanos.

Disposiciones Generales de Licencia

Cuando las licencias corren simultáneamente, el Colegio notificará al empleado por escrito que la licencia está siendo designada como un tipo particular de licencia (por ejemplo, FMLA y CFRA). A menos que se indique lo contrario, todas las licencias de ausencia correrán simultáneamente con cualquier licencia pagada disponible (vacaciones, licencia por enfermedad o día festivo personal).

Durante una licencia de ausencia, no se permite a un empleado trabajar para otro empleador o para su propio negocio a menos que lo estuviera haciendo antes de que comenzara la licencia y el Colegio aprobara el empleo externo antes de la licencia. Los empleados que participen en otro empleo durante una licencia de ausencia sin aprobación previa pueden estar sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir la terminación del empleo.

A menos que la ley exija lo contrario, si un empleado no regresa de una licencia de ausencia aprobada cuando se esperaba, el Colegio puede tratar esto como una renuncia voluntaria.

Para todas las licencias médicas, los empleados deben obtener una certificación médica completada por un proveedor de atención médica, y pueden estar obligados a proporcionar recertificaciones periódicas según lo permitido por la ley. La certificación debe incluir la fecha en que comenzó la condición de salud grave, la duración probable de la condición y una declaración de que el empleado no puede desempeñar las funciones de su puesto (para la condición de salud grave del propio empleado) o que se necesita al empleado para cuidar al familiar (para la licencia de cuidado familiar).

Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) / Ley de Derechos Familiares de California (CFRA)

Los empleados elegibles pueden tomar hasta 12 semanas de licencia no remunerada y protegida por empleo por año bajo la Ley Federal de Licencia Familiar y Médica (FMLA) y/o la Ley de Derechos Familiares de California (CFRA) por las siguientes razones calificadoras:

El nacimiento de un hijo y para cuidar al recién nacido dentro del primer año de nacimiento;
La colocación de un hijo para adopción o cuidado de crianza y para cuidar al niño recién colocado dentro del primer año de colocación;
Para cuidar al cónyuge, hijo, padre, abuelo, nieto, hermano o persona designada del empleado con una condición de salud grave;
Una condición de salud grave que hace que el empleado no pueda desempeñar las funciones esenciales de su trabajo;
Cualquier exigencia calificadora que surja del hecho de que el cónyuge, hijo, hija o padre del empleado sea un miembro militar cubierto en servicio activo cubierto; o
Para cuidar a un miembro del servicio cubierto con una lesión o enfermedad grave (hasta 26 semanas).

Para ser elegible para la licencia FMLA/CFRA, un empleado debe: (1) haber trabajado para el Colegio durante al menos 12 meses; (2) haber trabajado al menos 1,250 horas durante el período de 12 meses inmediatamente anterior a la licencia; y (3) trabajar en un lugar donde el Colegio emplea a 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.

La licencia FMLA y CFRA puede tomarse de manera intermitente o con un horario de licencia reducido cuando sea médicamente necesario. El empleado debe hacer un esfuerzo razonable para programar los tratamientos médicos previsibles de modo que no interrumpa indebidamente las operaciones del Colegio.

Durante la licencia FMLA/CFRA, el Colegio mantendrá la cobertura de seguro médico grupal del empleado bajo los mismos términos y condiciones que si el empleado no hubiera tomado licencia. Al regresar de la licencia FMLA/CFRA, el empleado será restituido a su trabajo original o a un puesto equivalente con beneficios, pago y otros términos y condiciones de empleo equivalentes.

Licencia por Discapacidad por Embarazo (PDL)

Bajo la ley de California, los empleados que quedan discapacitados por embarazo, parto o una condición médica relacionada tienen derecho a tomar hasta cuatro meses (88 días laborables para empleados de tiempo completo) de Licencia por Discapacidad por Embarazo (PDL) no remunerada. La PDL puede tomarse mientras el empleado esté realmente discapacitado por embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas, hasta el máximo de cuatro meses. Esta licencia puede tomarse de manera intermitente o con horario reducido cuando sea médicamente aconsejable.

La PDL corre simultáneamente con la licencia FMLA, pero no con la licencia CFRA. Como resultado, un empleado puede tener derecho a hasta cuatro meses de PDL, más hasta 12 semanas de licencia CFRA de vinculación con el bebé después de la PDL.

Durante la PDL, el Colegio mantendrá los beneficios del plan de salud grupal para el empleado elegible. El derecho del empleado a la restitución del trabajo después de la PDL depende de varios factores, incluido si el empleado también tiene derecho a la licencia FMLA o CFRA.

Licencia por Pérdida Reproductiva

La ley de California otorga a los empleados que experimentan un evento de pérdida reproductiva el derecho a tomar hasta cinco días de licencia después de cada evento calificador. Un “evento de pérdida reproductiva” incluye una adopción fallida, una gestación subrogada fallida, un aborto espontáneo, un nacimiento sin vida o una reproducción asistida fallida. Un empleado puede tomar un máximo de 20 días de licencia por pérdida reproductiva en un período de 12 meses si el empleado experimenta más de un evento de pérdida reproductiva.

La licencia por pérdida reproductiva no es remunerada, a menos que el empleado decida usar cualquier tiempo libre pagado disponible. Para ser elegible, el empleado debe haber trabajado para el Colegio durante al menos 30 días antes de que comience la licencia. La licencia debe completarse dentro de los tres meses posteriores al evento de pérdida reproductiva.

Licencia Militar

Los empleados que son miembros de las Fuerzas Armadas de los EE. UU., la Guardia Nacional o las Reservas pueden tomar licencia militar de conformidad con la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA) y la ley de California aplicable. Los empleados tienen derecho a derechos de reempleo después del servicio militar, sujeto a las limitaciones establecidas en la ley aplicable. Los empleados deben proporcionar aviso anticipado del servicio militar al Colegio, a menos que lo impida la necesidad militar o sea de otro modo imposible o irrazonable.

Los empleados llamados al servicio militar activo tienen derecho a continuar su cobertura de seguro médico hasta por 24 meses durante la licencia. Para licencias de hasta 30 días, los empleados solo deben pagar la parte regular del costo de la cobertura correspondiente al empleado. Para licencias de más de 30 días, se puede requerir que los empleados paguen hasta el 102% de la prima completa.

Otras Licencias Requeridas por Ley

Licencia por Violencia Doméstica, Agresión Sexual, Acoso y Delito Específico

Los empleados que son víctimas de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o un delito específico pueden tomar tiempo libre para obtener o intentar obtener medidas cautelares, incluyendo una orden de restricción u otra orden judicial, para protegerse a sí mismos o a sus hijos de daños adicionales. Los empleados también pueden tomar tiempo libre para atención médica, para obtener servicios de un refugio para víctimas de violencia doméstica, para participar en la planificación de seguridad o para obtener asistencia legal. La cantidad de licencia no está limitada por la ley, pero debe ser razonable en las circunstancias.

Licencia por Deber de Emergencia

Los empleados que son bomberos voluntarios, oficiales de paz de reserva o personal de rescate de emergencia tienen derecho a tomar licencias de ausencia no remuneradas para realizar funciones de emergencia. El Colegio no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a un empleado por tomar dicha licencia.

Licencia por Actividades Escolares

Los empleados que son padres, tutores o abuelos de niños en kindergarten hasta el grado 12 (o en una guardería con licencia) pueden tomar hasta 40 horas por año (hasta 8 horas en cualquier mes calendario) de licencia no remunerada para participar en actividades escolares. El empleado debe dar un aviso previo razonable y, si se le solicita, proporcionar documentación de la escuela o guardería.

Licencia por Donación de Médula Ósea y Órganos

Los empleados que trabajan un promedio de al menos 20 horas por semana pueden tomar una licencia pagada de hasta cinco días hábiles por año para donar médula ósea, y hasta 30 días hábiles por año para donar un órgano. Dicha licencia no puede cargarse contra la licencia por enfermedad pagada o el tiempo de vacaciones del empleado.

Licencia para Víctimas de Delitos

Los empleados que son víctimas de un delito, o cuyo familiar inmediato es víctima de un delito, pueden tomar tiempo libre para asistir a procedimientos judiciales relacionados con ese delito. El empleado debe proporcionar aviso anticipado y una copia del aviso, citación o emplazamiento como documentación.

Licencia para Votar

Como se indica en la Sección 5, si un empleado no tiene tiempo suficiente fuera de las horas de trabajo para votar en una elección estatal, el empleado puede tomar suficiente tiempo de trabajo para votar. Los empleados deben solicitar este tiempo con anticipación.

Licencia por Deber de Testigo/Jurado

As noted in Section 6, the College provides paid leave for jury and witness duty. Please refer to Section 6 for details.

Como se indica en la Sección 6, el Colegio proporciona licencia pagada por deber de jurado y testigo. Consulte la Sección 6 para obtener más detalles.

Licencia para Rehabilitación de Alcohol y Drogas

Employees who voluntarily enter and participate in an alcohol or drug rehabilitation program may request time off to participate in such a program, provided that reasonable advance notice is given. The College is not required to provide leave if doing so would impose an undue hardship on College operations. Such leave may be unpaid, or the employee may be required to use available paid leave.

Los empleados que ingresan y participan voluntariamente en un programa de rehabilitación de alcohol o drogas pueden solicitar tiempo libre para participar en dicho programa, siempre que se proporcione un aviso previo razonable. El Colegio no está obligado a proporcionar licencia si hacerlo impondría una dificultad excesiva en las operaciones del Colegio. Dicha licencia puede ser no remunerada, o se puede requerir que el empleado use la licencia pagada disponible.

Licencia por Duelo

As noted in Section 6, the College provides bereavement leave following the death of a qualifying family member. Please refer to Section 6 for details.

Como se indica en la Sección 6, el Colegio proporciona licencia por duelo tras el fallecimiento de un familiar calificado. Consulte la Sección 6 para obtener más detalles.

Licencia de Ausencia Personal

At the College’s sole discretion, and subject to operational needs, the College may grant a personal leave of absence without pay for a period not to exceed three months per rolling 12-month period. To apply for a personal leave of absence, the employee must submit a written request to the Office of Human Resources at least 30 days before the proposed leave date, or as soon as practicable if the need for leave is not foreseeable. A personal leave of absence may not be taken concurrently with any other type of leave.

A discreción exclusiva del Colegio y sujeto a las necesidades operativas, el Colegio puede otorgar una licencia de ausencia personal sin paga por un período que no exceda tres meses por período móvil de 12 meses. Para solicitar una licencia de ausencia personal, el empleado debe presentar una solicitud por escrito a la Oficina de Recursos Humanos al menos 30 días antes de la fecha de licencia propuesta, o tan pronto como sea posible si la necesidad de licencia no es previsible. Una licencia de ausencia personal no puede tomarse simultáneamente con ningún otro tipo de licencia.

During a personal leave of absence, the employee is not entitled to receive any paid benefits. Employees may continue their group health insurance by paying the full premium (employee and employer portions). Upon return from an approved personal leave, the College will make reasonable efforts to restore the employee to their former position or a comparable position; however, reinstatement is not guaranteed.

Durante una licencia de ausencia personal, el empleado no tiene derecho a recibir ningún beneficio pagado. Los empleados pueden continuar su seguro médico grupal pagando la prima completa (porciones del empleado y del empleador). Al regresar de una licencia personal aprobada, el Colegio hará esfuerzos razonables para restituir al empleado a su puesto anterior o a un puesto comparable; sin embargo, no se garantiza la reincorporación.

8. GESTIÓN DE EMERGENCIAS Y SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS

Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad

La Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad de Harvey Mudd College se dedica a promover la preparación en todo el campus, una respuesta eficaz ante emergencias y un ambiente de trabajo seguro para todos los empleados.

El Colegio ha adoptado un modelo de liderazgo compartido para garantizar un enfoque integral y coordinado. Los esfuerzos de preparación para emergencias y seguridad son liderados conjuntamente por el Subdirector y Director de Recursos Humanos (AVP–CHRO) y el Subdirector de Instalaciones y Mantenimiento (AVP–FM). Apoyando estos esfuerzos se encuentra el Gerente de Preparación para Emergencias y Seguridad, quien aporta mayor capacidad y enfoque a las operaciones y la planificación diarias. Juntos, están comprometidos a mejorar la colaboración entre departamentos, fomentar una cultura de seguridad y garantizar que el campus esté preparado para responder eficazmente ante emergencias.

La Oficina de Recursos Humanos se encuentra en Kingston Hall (Primer Piso)
• Horario: Lunes a viernes, 8 a.m. a mediodía y 1 p.m. a 5 p.m.
• Teléfono: 909.607.9700

La Oficina de Instalaciones y Mantenimiento se encuentra en el Centro del Campus Joseph B. Platt (Sótano)
• Horario: Lunes a viernes, 8 a.m. a mediodía y 1 p.m. a 5 p.m.
• Teléfono: 909.607.2760

Información adicional está disponible en el sitio web de Preparación para Emergencias y Seguridad aquí.

Plan de Evacuación de Emergencia

Cada miembro del personal debe familiarizarse con todas las salidas cercanas a sus áreas de trabajo. Después de un terremoto u otra emergencia que pueda crear condiciones inseguras en el interior, los miembros del personal deben salir directamente al área de reunión de evacuación más cercana a su ubicación. Cada edificio cuenta con al menos un coordinador de evacuación que realizará una lista de todos los ocupantes del edificio para contabilizar a cada uno. Una vez que un edificio es evacuado, los ocupantes no pueden regresar hasta que el edificio haya sido declarado seguro y se les haya autorizado el regreso.

Se alienta a los empleados a mantener suministros de emergencia (por ejemplo, una cobija, zapatos cómodos, linterna, anteojos/lentes de contacto y medicamentos) ya sea en su oficina, casillero o vehículo en caso de que los necesiten durante una emergencia. Esto es voluntario y no obligatorio.

Gestión y Respuesta ante Emergencias

Proporcionar un entorno de aprendizaje seguro y saludable para los estudiantes, el cuerpo docente y el personal que vive, trabaja y estudia en el campus es de suma importancia. Muchas emergencias ocurren con poco o ningún aviso; por lo tanto, es fundamental que HMC planifique con anticipación para ayudar a garantizar la seguridad y el bienestar general de todos los miembros de la comunidad del campus. También es importante planificar con anticipación para la protección de la investigación académica y la longevidad de las instalaciones del campus.

Para reportar una emergencia en el campus, llame a Seguridad del Campus al 909.607.2000.

Si llama al 9-911 desde un teléfono del campus o al 911 desde un teléfono celular, realice una llamada de seguimiento a Seguridad del Campus.

Plan de Operaciones de Emergencia

El Plan de Operaciones de Emergencia (EOP) de Harvey Mudd College (HMC) sirve como el plan principal de prevención, protección, mitigación, respuesta y recuperación en caso de una emergencia o desastre en HMC. El EOP establece políticas, procedimientos y estructura organizacional, incluyendo los roles y responsabilidades de todos los departamentos e individuos de HMC en una emergencia.

El Plan de Operaciones de Emergencia de HMC establece el marco dentro del cual Harvey Mudd College implementará y mejorará continuamente los procedimientos de emergencia, con el fin de mitigar eficazmente, prepararse, responder y recuperarse de desastres provocados por el ser humano y desastres naturales.

El Plan de Operaciones de Emergencia de HMC está disponible en la Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad.

Seguridad de los Empleados

La seguridad personal y la salud de cada empleado de Harvey Mudd College son de suma importancia. Se espera que los empleados observen prácticas de trabajo seguras; usen el equipo de protección personal requerido (por ejemplo, gafas de seguridad o guantes); aprendan sobre los peligros potenciales y las condiciones inseguras y sepan cómo identificar, reportar y corregir dichas condiciones; y reporten todas las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo a su supervisor.

Comunicación de Peligros y Hojas de Datos de Seguridad

Todos los empleados que dirigen las operaciones y/o realizan trabajo en cualquier laboratorio donde se utilicen sustancias químicas deben familiarizarse con los requisitos del Plan de Higiene Química. El Plan de Higiene Química puede encontrarse en el siguiente enlace: https://www.hmc.edu/chemistry/safety-resources/.

Es importante limpiar los derrames y eliminar los peligros de las áreas de trabajo. Si los derrames son grandes o contienen materiales peligrosos o sangre, no limpie el derrame y llame a la Oficina de Instalaciones y Mantenimiento para su eliminación por personas capacitadas. Si el puesto de un empleado requiere respuesta de primeros auxilios o limpieza de instalaciones, el empleado recibirá capacitación especial a través de la Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad.

Las Hojas de Datos de Seguridad (SDS) proporcionan información necesaria para el manejo seguro de sustancias químicas. Se deben consultar las SDS antes de trabajar con una sustancia química desconocida. La explicación del formato de las SDS y las clasificaciones y pictogramas del Sistema Globalmente Armonizado (GHS) se pueden encontrar en el Plan de Higiene Química.

Los empleados tienen derecho a recibir las hojas SDS relacionadas con sus trabajos comunicándose con su supervisor.

Programa de Prevención de Lesiones y Enfermedades (IIPP)

La seguridad personal y la salud de cada empleado de Harvey Mudd College son de suma importancia. Harvey Mudd College está comprometido con establecer y mantener un programa de seguridad y salud que cumpla con los estándares regulatorios y las mejores prácticas de seguridad ocupacional para beneficio de quienes viven, trabajan y estudian en el campus. El equipo de Preparación para Emergencias y Seguridad de HMC ayuda al campus a cumplir con sus obligaciones de cumplimiento de las regulaciones estatales y federales de salud, seguridad y medio ambiente mediante educación, auditorías y monitoreo, consultoría técnica y la prestación de servicios directos.

El Programa de Prevención de Lesiones y Enfermedades (IIPP) de Harvey Mudd College (HMC) sirve como el programa de seguridad principal para todos los programas de seguridad en el lugar de trabajo de Harvey Mudd College. Este IIPP cumple con el requisito de Cal/OSHA de proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para todos los empleados (Código de Reglamentos de California, Título 8, Sección 3203). Establece métodos para identificar y corregir los peligros en el lugar de trabajo, proporcionar capacitación en seguridad a los empleados, comunicar información de seguridad y garantizar el cumplimiento de los programas de seguridad. El IIPP consta de ocho elementos fundamentales:

Responsabilidades de implementación
Cumplimiento y aplicación del programa
Identificación de peligros
Corrección y control de peligros
Capacitación
Inspecciones del lugar de trabajo
Reporte e investigación de lesiones/enfermedades
Comunicación

El IIPP completo está disponible en la Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad a través del siguiente sitio web aquí.

Todo el personal, cuerpo docente, estudiantes y usuarios de instalaciones de Harvey Mudd son responsables de detener las actividades laborales que representen un peligro inminente. Peligro inminente significa una expectativa razonable de daño sustancial al bienestar de los miembros de la comunidad de Harvey Mudd o del medio ambiente. Más detalles pueden encontrarse en la Política de Paro de Trabajo del Colegio aquí.

MUDD Alert

El sistema de notificación masiva de Harvey Mudd College, Mudd Alert, proporciona notificación de emergencia rápida a la comunidad de Harvey Mudd durante situaciones de emergencia críticas, como condiciones ambientales severas, actos de violencia inesperada en el campus u otras circunstancias que requieren notificación o acción inmediata.

Durante una emergencia, los mensajes de Mudd Alert contendrán actualizaciones en tiempo real, información importante u otras instrucciones. Todas las direcciones de correo electrónico del campus están conectadas al sistema Mudd Alert. Para recibir un mensaje de Mudd Alert en un teléfono celular, regístrese utilizando el Formulario de Registro de Mudd Alert. Aunque registrar su dispositivo móvil para recibir un mensaje de texto es completamente opcional y voluntario, HMC enviará alertas por correo electrónico, cuando estén disponibles, independientemente del registro.

Comuníquese con la Oficina de Recursos Humanos en hr@hmc.edu o al 909.607.9700 para obtener más información sobre el sistema Mudd Alert.

Reporte de Lesiones Relacionadas con el Campus

Los empleados deben reportar TODOS los incidentes en el lugar de trabajo (lesiones, exposiciones o enfermedades) y las condiciones inseguras a sus supervisores de inmediato. Los supervisores deben reportar TODAS las lesiones, exposiciones o enfermedades de inmediato a la Oficina de Recursos Humanos.

Fuera del horario laboral regular y los fines de semana, reporte TODAS las lesiones, exposiciones o enfermedades a Seguridad del Campus al 909.607.2000.

Si un empleado/empleado estudiante resulta lesionado y requiere atención médica inmediata, siga los siguientes pasos:

Llame a Seguridad del Campus inmediatamente al 909.607.2000 Llame a Seguridad del Campus inmediatamente al 909.607.2000 para obtener respuesta y apoyo en el lugar. Seguridad del Campus opera con cobertura las 24 horas.
Comuníquese con la Línea de Enfermería TravCare al 855.385.6037 Comuníquese con la Línea de Enfermería TravCare al 855.385.6037 lo antes posible. Este paso es esencial para recibir orientación médica oportuna e iniciar el proceso de compensación para trabajadores de los empleados del Colegio. [Folleto de la Línea de Enfermería TravCare disponible en el sitio web de Recursos Humanos]

Tanto el empleado lesionado como su supervisor deben completar y enviar un informe de accidente dentro de los dos días siguientes a la Oficina de Recursos Humanos en hr@hmc.edu. Envíe los siguientes dos formularios:

Formulario de Informe de Lesión del Empleado [disponible en el sitio web de Recursos Humanos]
Formulario de Informe de Lesión del Supervisor [disponible en el sitio web de Recursos Humanos]

Si se le dirige a una Clínica Ocupacional, consulte la siguiente información: Ubicaciones de Concentra West Inland Empire [disponibles en el sitio web de Recursos Humanos].

Para Estudiantes, Trabajadores Temporales y Visitantes, complete y envíe un informe de accidente dentro de los dos días siguientes a la Oficina de Recursos Humanos en hr@hmc.edu. Utilice el Formulario de Accidente para Estudiantes/Visitantes [disponible en el sitio web de Recursos Humanos].

Información adicional sobre el reporte de lesiones puede encontrarse aquí: Reporte de Lesiones [disponible en el sitio web de Recursos Humanos].

Reporte de Accidentes Sin Lesiones

Este proceso tiene como objetivo garantizar el reporte oportuno, la investigación, la documentación y las acciones correctivas para los accidentes sin lesiones que involucren propiedad, vehículos, equipos o instalaciones del Colegio. Reporte de inmediato todos los accidentes sin lesiones que involucren propiedad del Colegio, independientemente del alcance del daño.

Ejemplos: Accidentes con carritos de golf, daños a vehículos/propiedad, colisiones de equipos u otros incidentes que involucren propiedad del Colegio.

Paso 1: Notificación Inmediata:

Para Empleados, Empleados Estudiantes y Trabajadores Temporales: Para Empleados, Empleados Estudiantes y Trabajadores Temporales: Reporte el accidente inmediatamente a su Supervisor/Gerente.
Para Proveedores/Prestadores de Servicios: Para Proveedores/Prestadores de Servicios: Notifique de inmediato al empleado de HMC, gerente de proyecto, representante del departamento u otro contacto del Colegio que solicitó o supervisa el trabajo. El empleado de HMC debe reportar el accidente de inmediato a su Supervisor/Gerente.
Para Visitantes: Para Visitantes: Notifique de inmediato al empleado de HMC a quien está visitando. El empleado de HMC debe reportar el accidente de inmediato a su Supervisor/Gerente.

Paso 2: Gerente/Líder de Área: Contacte a Seguridad del Campus (909.607.2000)

Llame a Seguridad del Campus lo antes posible para investigar el accidente y completar un informe.

Paso 3: Notifique a Instalaciones y Mantenimiento y Envíe una Orden de Trabajo

Una vez que se haya notificado a Seguridad del Campus, envíe una orden de trabajo de inmediato por cualquier daño a la propiedad, reparaciones o peligros de seguridad resultantes del accidente.

Contacto: Instalaciones y Mantenimiento: 909.621.8226 o envíe un correo electrónico a facilities@hmc.edu. Envíe una orden de trabajo aquí.

Paso 4. Revisión y Seguimiento

Seguridad del Campus enviará el informe del accidente al Subdirector de Instalaciones y Mantenimiento y a la Oficina de Recursos Humanos y/o Gestión de Riesgos. Se pueden recomendar acciones de seguimiento, orientación o acciones correctivas adicionales según sea necesario.

Reporte de Condiciones Inseguras en el Campus

Si hay un peligro o amenaza inminente, comuníquese con Seguridad del Campus al 909.607.2000 o use cualquier teléfono de emergencia del campus para una línea directa con Seguridad del Campus.

Reporte los incidentes que no involucren lesiones personales utilizando el Formulario de Reporte de Peligros/Preocupaciones de Seguridad de HMC [disponible en el sitio web de HMC].

Las situaciones no urgentes deben reportarse a través del Sistema de Órdenes de Trabajo de HMC, incluyendo los remedios sugeridos. El enlace al sistema de órdenes de trabajo es https://www.hmc.edu/facilities-maintenance/.

Evaluación del Puesto de Trabajo

Una evaluación del puesto de trabajo evalúa la distribución de un área de trabajo y qué y cómo un empleado utiliza el equipo y/o las herramientas para prevenir lesiones relacionadas con el trabajo. Las evaluaciones en el lugar son realizadas por el Departamento de Salud y Seguridad Ambiental de The Claremont Colleges Services. Una evaluación puede ser iniciada por un empleado o supervisor comunicándose con el personal de la Oficina de Recursos Humanos. El departamento del empleado es responsable de cubrir el costo de los cambios resultantes en el área de trabajo o equipo/herramientas.

Violencia en el Lugar de Trabajo

HMC está comprometido con proporcionar un lugar de trabajo libre de actos de violencia o amenazas de violencia. En cumplimiento de este compromiso, HMC tiene “tolerancia cero” para la violencia real o amenazada contra el cuerpo docente, el personal, los estudiantes, los visitantes o cualquier otra persona que esté en las instalaciones de HMC, asista a eventos patrocinados por HMC dentro o fuera del campus, o tenga contacto con los miembros de la comunidad del campus en el desempeño de sus funciones.

Cumplimiento

La seguridad y protección en el lugar de trabajo son responsabilidad de cada empleado. Los empleados que participen o contribuyan a comportamientos violentos, o que amenacen a otros con violencia, pueden estar sujetos a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. HMC puede considerar el procesamiento penal de quienes amenacen o cometan actos de violencia.

Acción Correctiva y Disciplina

Si el Colegio determina que ha ocurrido violencia en el lugar de trabajo en violación de esta política, el Colegio tomará las medidas correctivas apropiadas e impondrá medidas disciplinarias a los empleados infractores. Las medidas disciplinarias apropiadas dependerán de los hechos particulares, pero pueden incluir advertencias escritas o verbales, período probatorio, reasignación de responsabilidades, suspensión o terminación del empleo. Si el comportamiento violento es el de una persona que no es empleada, el Colegio tomará las medidas correctivas apropiadas para intentar garantizar que dicho comportamiento no se repita.

En ciertas circunstancias, el Colegio puede prescindir de medidas disciplinarias con la condición de que el empleado tome una licencia médica. Además, el Colegio puede solicitar que el empleado participe en asesoramiento, ya sea de forma voluntaria o como condición para continuar el empleo.

Programa de Asistencia al Empleado

Se alienta a cualquier empleado que crea que puede tener un problema que podría derivar en comportamiento violento a utilizar el Programa de Asistencia al Empleado del Colegio. El PAE es un servicio de asesoramiento profesional y confidencial disponible sin costo para todos los empleados y miembros de su hogar inmediato para ayudar a resolver dificultades emocionales, conflictos maritales y familiares, estrés, dependencia química, conflictos en el trabajo y otras preocupaciones. El asesor del PAE puede ayudar a aclarar un problema y desarrollar un plan de acción durante la sesión de asesoramiento.

Prohibición de Armas Peligrosas

Para garantizar aún más que el Colegio mantenga un lugar de trabajo seguro y libre de violencia para todos los empleados, el Colegio prohíbe la posesión o el uso de armas peligrosas en las instalaciones del Colegio, en todos los lugares de trabajo, estacionamientos, vehículos del Colegio, en cualquier evento relacionado con el trabajo o durante el tiempo de trabajo. Una licencia para portar el arma no tiene precedencia sobre la política del Colegio. Todo empleado que viole esta política estará sujeto a medidas disciplinarias inmediatas, que pueden incluir la terminación del empleo. Todos los miembros del personal del Colegio están sujetos a esta disposición, incluidos los miembros del personal temporal, los visitantes y otras personas en las instalaciones del Colegio.

Conducta Prohibida

Cualquier comportamiento que amenace la vida o el bienestar de los demás está prohibido. La siguiente lista de comportamientos, aunque no es exhaustiva, proporciona ejemplos de conducta prohibida.

Declaraciones o acciones intimidantes, amenazantes u hostiles (incluidas amenazas directas o implícitas de daño a uno mismo o a otros)
Elevar la voz con ira, insultos, epítetos étnicos o raciales, comentarios sexuales
Comportamiento agresivo u hostil que crea un temor razonable de lesión a otra persona o somete a otro individuo a angustia emocional
Abuso físico o ataque, empujones, vigilancia o acecho
Vandalismo, incendio intencional o sabotaje
La destrucción intencional o amenaza de destrucción de la propiedad del Colegio o la propiedad de otro miembro del personal o de un estudiante o tercero en el campus.
El uso o portación de armas de cualquier tipo (con o sin licencia para portar un arma oculta) en las instalaciones de HMC
La posesión de drogas o alcohol no autorizados mientras se está en el trabajo o en propiedades utilizadas para los programas del Colegio

Reporte e Investigación

En situaciones en las que un empleado tenga conocimiento de un acto inminente de violencia, una amenaza de violencia inminente o violencia real, se debe buscar asistencia de emergencia de inmediato. En tales situaciones, los empleados deben comunicarse de inmediato con:

Oficina de Seguridad del Campus a la extensión 72000; 909.607.2000
Oficina de Instalaciones y Preparación para Emergencias de HMC al 18226; 909.621.8226

Además, los empleados deben notificar a la Oficina de Recursos Humanos si existe alguna orden de restricción vigente, o si existe una situación potencialmente violenta no relacionada con el trabajo que pueda resultar en violencia en el lugar de trabajo.

Todos los informes de violencia en el lugar de trabajo serán tomados en serio e investigados de manera oportuna y exhaustiva. En las circunstancias apropiadas, el Colegio informará al individuo que realizó el reporte sobre los resultados de la investigación. En la medida de lo posible, el Colegio mantendrá la confidencialidad del empleado que realizó el reporte y de la investigación. Sin embargo, el Colegio puede necesitar divulgar los resultados en circunstancias apropiadas, por ejemplo, con el fin de proteger la seguridad individual.

Los empleados pueden reportar violaciones de la política y plantear cualquier pregunta sobre sus obligaciones bajo esta política sin temor a represalias. Sin embargo, un empleado que presente deliberadamente un informe falso puede estar sujeto a medidas correctivas.

Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo

El Colegio, además de lo anterior y en la medida requerida por la ley, implementará un plan de prevención de violencia en el lugar de trabajo y capacitación en prevención de violencia en el lugar de trabajo, y mantendrá todos los registros relacionados con los incidentes de violencia en el lugar de trabajo, los planes de prevención y los programas de capacitación.

El programa es accesible en línea en www.liveandworkwell.com (código de acceso: claremontcolleges); o por teléfono al 800.234.5465. Se puede obtener más información sobre el PAE en la Oficina de Recursos Humanos.

Capacitación en Seguridad

Todos los empleados de HMC deben recibir capacitación general en seguridad independientemente de su asignación de trabajo. La capacitación está disponible y puede programarse con la Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad de HMC. Las siguientes capacitaciones en seguridad son requeridas por Cal/OSHA para todos los empleados de HMC:

Orientación sobre el Programa de Prevención de Lesiones y Enfermedades
Concienciación general sobre el programa de Comunicación de Peligros
Minimización de confrontaciones en el lugar de trabajo
Resumen de ergonomía

Se espera que los supervisores ayuden a los empleados a determinar la capacitación apropiada en Seguridad Ocupacional necesaria para su lugar de trabajo y asignación de trabajo. La capacitación en Seguridad Ocupacional identificada por el supervisor para el empleado debe:

Consistir en información de seguridad específica para el peligro y el equipo utilizado por el empleado;
Cuando sea apropiado, cumplir con los requisitos de las regulaciones ocupacionales específicas asociadas con el área de trabajo y/o la tarea laboral.

La Oficina de Preparación para Emergencias y Seguridad ofrece una variedad de cursos de seguridad para empleados y supervisores. La información sobre los Recursos de Capacitación en Seguridad para Empleados y Supervisores puede encontrarse en el sitio web de HMC aquí.

Plan de Prevención de Violencia en el Lugar de Trabajo (WVPP)

Harvey Mudd College está comprometido con proporcionar un entorno de trabajo y educación seguro. Este Plan de Prevención de Violencia en el Lugar de Trabajo (WVPP) aborda los peligros conocidos asociados con los cuatro tipos de violencia en el lugar de trabajo según lo definido por la Sección 6401.9 del Código Laboral de California (LC).

Este WVPP se aplica a todo el cuerpo docente, personal y empleados estudiantes del Colegio. También se aplica a terceros (incluyendo, entre otros, solicitantes, estudiantes, proveedores, voluntarios, clientes, fideicomisarios, familiares o visitantes) que puedan tener contacto con miembros de la comunidad de HMC en el campus de HMC.

Harvey Mudd College no tolerará amenazas de violencia ni violencia en el lugar de trabajo por parte de ningún empleado, solicitante, estudiante, proveedor, voluntario, cliente, fideicomisario, familiar o visitante.

El WVPP consta de [10] elementos fundamentales:

Responsabilidad y Autoridad
Comunicación y Capacitación
Reporte de Violencia en el Lugar de Trabajo
Procedimientos de Respuesta ante Emergencias
Evaluación y Corrección de Peligros
Procedimientos de Respuesta e Investigación Post-Incidente
Mantenimiento de Registros
Acceso de Empleados a los Registros
Revisión Anual
Responsabilidades de Reporte

El WVPP completo puede accederse a través de la página web de Preparación para Emergencias y Seguridad de HMC junto con recursos adicionales de salud y seguridad proporcionados por el Colegio, o comunicándose con hr@hmc.edu.

9. SERVICIOS Y COMODIDADES

Librería

Los empleados son elegibles para un descuento en la mayoría de los productos de la Librería Huntley. Se debe presentar una tarjeta de identificación del Colegio al momento de la compra para obtener el descuento.

Comedor del campus

Los empleados pueden comer en el Comedor Hoch-Shanahan de HMC para el desayuno, almuerzo y cena, así como en otros comedores de Pomona College, Scripps College, Pitzer College y Claremont McKenna College a un precio con descuento. Se requiere una tarjeta de identificación del Colegio al momento de la compra.

Para obtener información sobre otras instalaciones de comedor, consulte el sitio web de cada institución.

Instalaciones Deportivas del Campus

Los empleados, sus cónyuges y parejas domésticas registradas tienen acceso al Centro de Actividades Linde del Colegio sin costo.

Los empleados también tienen acceso a las instalaciones de natación y acondicionamiento físico en Scripps y Claremont McKenna Colleges. La información sobre el acceso, los horarios de operación, los cargos y las políticas de cada instalación está disponible en cada colegio.

La información de registro está disponible en la Oficina de Recursos Humanos.

Seguridad del Campus

Seguridad del Campus protege a las personas y la propiedad de los estudiantes, el cuerpo docente, el personal y los visitantes, asistiendo a las fuerzas del orden y otros proveedores de servicios de emergencia según sea necesario, siendo el primer respondedor ante emergencias de cualquier tipo. Otros servicios ofrecidos por Seguridad del Campus son el servicio de escolta las 24 horas, patrullaje en las calles, verificaciones de alarmas/vigilancia, patrullaje de seguridad y tráfico en eventos y presentaciones sobre prevención del crimen.

Información de Contacto:
• Dentro del campus – 72000
• Fuera del campus – 909.621.8170

Claremont Cash

Los empleados pueden acreditar efectivo a su tarjeta de identificación de HMC y usar la tarjeta de identificación como una tarjeta de débito de uso general. Claremont Cash es aceptado en los comedores del campus, la librería y varios negocios locales. La información sobre y el acceso a Claremont Cash están disponibles aquí.

Cooperativa de Crédito

Los empleados tienen acceso a dos cooperativas de crédito: School’s First Credit Union y Chaffey Federal Credit Union. La información sobre cada una está disponible en el sitio web de Recursos Humanos de HMC.

Boletos con Descuento para Entretenimiento y Recreación

Los empleados también pueden ser elegibles para boletos con descuento para películas, parques temáticos y diversas actividades recreativas. Para comprar u ordenar boletos, comuníquese con Recursos Humanos. Los miembros del personal pueden comprar boletos con descuento para varias atracciones en todo el sur de California a través de Fun Express directamente visitando funex.com. (Ingrese 15-53186 cuando se le solicite proporcionar un código del Colegio). Una lista de atracciones e información de precios está disponible en el sitio web de Recursos Humanos.

Uso de Instalaciones

Las reservaciones para el uso de las instalaciones de HMC para reuniones, conferencias u otros eventos especiales se realizan a través del Sistema de Gestión de Eventos del Departamento de Instalaciones y Mantenimiento. Se debe comunicar con Instalaciones y Mantenimiento si un evento necesita una configuración especial, estacionamiento u otros servicios.

Tecnología de la Información

El Colegio proporciona a los miembros del personal una variedad de tecnologías de la información, como correo electrónico, software de oficina y otro software, mensajería, videoconferencias, teléfonos y servicio de Internet para los negocios relacionados con el Colegio. El Colegio mantiene una Política sobre el Uso Personal Incidental de la Tecnología de la Información con la cual se espera que los empleados cumplan.

Privilegios de Biblioteca

Los empleados elegibles para beneficios pueden activar sus privilegios de préstamo en la Biblioteca Honnold/Mudd, ubicada en 800 Dartmouth Ave., presentando su tarjeta de identificación del Colegio en el mostrador de circulación. Además de sus propias colecciones, la biblioteca tiene acuerdos de préstamo recíproco con numerosos colegios y universidades de California. La información sobre los servicios está disponible en www.cuc.claremont.edu.

Servicios de Correo

El salón de correo recibe y distribuye el correo y los paquetes entrantes del personal, el cuerpo docente y los estudiantes, y ofrece suministros de envío para varios servicios de mensajería. Las cartas/paquetes urgentes, certificados, registrados y asegurados para el personal y el cuerpo docente son aceptados en el salón de correo durante el horario laboral regular, con excepción de ciertos departamentos que tienen acuerdos alternativos con los conductores de entrega. Se desaconseja recibir correo personal, ya que todo el correo está sujeto a ser abierto para su correcta identificación y distribución. Encuentre más información aquí.distribución. Para más información, visite: https://www.hmc.edu/bao/mailroom/.

10. ACUSE DE RECIBO DEL MANUAL PARA EL PERSONAL DEL HMC

Reconozco que he recibido una copia o tengo acceso a una copia del manual del personal de Harvey Mudd College, lo he leído y comprendo sus disposiciones. Asimismo, entiendo que también puedo revisar el manual en el sitio web de Recursos Humanos del Colegio en www.hmc.edu/hrpolicies utilizando una computadora proporcionada por el Colegio, ya sea ubicada en mi estación de trabajo, departamento u hogar. Entiendo y acepto que si tengo alguna pregunta, estoy obligado/a a pedirle a mi supervisor/a aclaración sobre cualquier disposición del manual. También entiendo que puedo usar las impresoras del Colegio para obtener una copia del manual del personal si así lo deseo, o puedo solicitarla a Recursos Humanos.

Además de la política de Empleo a Voluntad, entiendo que las declaraciones contenidas en el manual no crean ninguna obligación contractual ni de otro tipo en materia de empleo. También entiendo que el Colegio puede en cualquier momento modificar, rescindir o revisar cualquier política, beneficio o práctica descrita en el manual, excepto su política de Empleo a Voluntad. Dado que no se preparará un nuevo Manual con cada cambio, acepto consultar a mi supervisor/a inmediato/a o a Recursos Humanos si tengo alguna pregunta.

Entiendo y acepto que, en ausencia de un contrato de empleo individual completamente ejecutado que expresamente disponga lo contrario, mi empleo en el Colegio es a voluntad (at-will) y puede ser terminado por mí o por el Colegio en cualquier momento sin causa ni previo aviso, y nada en este manual debe interpretarse en sentido contrario. De conformidad con la política de Empleo a Voluntad, también entiendo que el Colegio tiene el derecho de transferir, reasignar, suspender o degradar a un miembro del personal y reducir el salario y los beneficios de un miembro del personal en cualquier momento, con o sin previo aviso o causa. Este es el acuerdo completo entre el Colegio y yo sobre el tema; reemplaza cualquier representación o acuerdo previo inconsistente.

Firma del Empleado: ____________________________________________

Fecha: ____________________________________________

11. HISTORIAL DE APROBACIONES

Aprobado por el Gabinete: 18 de noviembre de 2020

Actualizaciones realizadas y aprobadas en septiembre de 2026.

Manual de Salud y Seguridad Ambiental para Empleados (PDF) — disponible en el sitio web de HMC.

• Manual de Salud y Seguridad Ambiental para Empleados (PDF)

Política de Conducta Sexual Inapropiada y Resolución de Quejas

• La Política de Conducta Sexual Inapropiada y Resolución de Quejas está disponible en el sitio web de Asuntos Estudiantiles en: https://www.hmc.edu/student-life/title-ix-sexual-misconduct

Contactos del departamento de recursos humanos

Por favor, comuníquese con cualquier miembro del equipo de Recursos Humano para preguntas relacionadas con las políticas y reglamentos.

Dana Nagengast, SHRM-SCP
Assistant Vice President – Chief Human Resources Officer (AVP-CHRO)
909.621.8512
dnagengast@hmc.edu

Patrice Siffert, SHRM-SCP
Senior Associate Director for Human Resources
909.607.4154
psiffert@hmc.edu

Haley Phillips
Senior Associate Director for Human Resources
909.607.4096
hphillips@hmc.edu

José Barajas
Assistant Director for Human Resources
909.607.6531
jbarajas@hmc.edu

Kelly Salazar
Emergency Preparedness and Safety Manager
909.607.4891
ksalazar@hmc.edu

Miguel Zuniga
HR Employment Manager
909.607.4159
mzuniga@hmc.edu

Sophie Hernandez
HR/Payroll Administrator
909.607.2729
sohernandez@hmc.edu

Elsa Barboza
Human Resources Coordinator
909.607.9700
ebarboza@hmc.edu

Garrett Sward
HR Strategic Initiatives and Systems Specialist
gsward@hmc.edu